Riksidrottsförbundet

Blanketter som fylls i för hand och skickas per post när föreningen söker LOK-stöd är snart historia.
I den digitala världen finns inga pappersblanketter. Det betyder mer tid till idrott, mindre tid till kontorsarbete.
Genom IdrottOnline erbjuder RF alla idrottsföreningar en helhetslösning på internet som täcker in det mesta. Allt från klubbens administration och kommunikation till möjlighet att profilera sig med en egen hemsida.
Föreningen får en komplett webbplats helt kostnadsfritt; en hemsida för hantering av egna nyheter, medlemsregister, aktivitetskalender, årsrapport och redovisning av det statliga LOK-stödet.
Systemet ger idrottsföreningar och specialidrottsförbund helt nya möjligheter att kommunicera med varandra.
IdrottOnline är anpassad för idrotten och sköts via Internet genom ett enkelt verktyg. Det behövs inga särskilda webbkunskaper, vanlig datorvana räcker bra.

1. Vad är IdrottOnline?
IdrottOnline bygger på en modern teknikplattform av kända standardkomponenter som anpassats för att passa idrottens behov.
Plattformen är byggd på webbpubliceringssystemet EPiServer CMS och har utvecklats av Riksidrottsförbundet.
Tidigare motsvarande system hade föråldrad teknik och drogs med stora driftproblem. Det nya systemet är mer driftsäkert och bygger på ny teknik.
Via IdrottOnline kommer föreningarna att hantera bland annat hela LOK-stödsredovisningen och administration kring olika bidrag för idrottsföreningar och förbund.

2. Så sparar du tid och pengar med IdrottOnline:
Du lägger upp hela medlemslistan för föreningen. Du redigerar information, tar bort
eller lägger till medlemmar. Du kan gruppera medlemmarna och göra smidiga utskick via e-post. Du kan även skicka inloggningsuppgifter till medlemmarna och skapa skilda arbetsrum som fungerar som egna hemsidor för lagen, grupper eller styrelsen. Sammanlagt kan du lägga upp hela 15 arbetsrum kostnadsfritt.
Där kan du på ett okomplicerat sätt lägga in aktuella nyheter och bilder.
Du bestämmer när varje artikel ska publiceras. Du skriver meddelanden om aktuella händelser.
Direkt på föreningssidan presenteras också de senaste resultaten och nyheterna från distrikts- och specialidrottsförbund inom din idrott.

3. Du hjälper medlemmarna att snabbt hitta föreningens olika aktiviteter. I aktivitetskalendern lägger du in föreningens arrangemang och kopplar dessa till dina definierade grupper. Varje lag- eller gruppmedlem kan enkelt gå in på sin sida och få
senaste nytt om kommande träningar och tävlingar.
Din kalender innehåller automatiskt också de arrangemang som ditt distrikts- och specialidrottsförbund har registrerat.

4. Idrottens olika behov av verksamhetsstöd, tävlingsresultat och anmälningar kommer att bygga på fortsatt utveckling av IdrottOnline. Grunden för systemet är tillgången till alla idrottsföreningars medlemsregister. Aktuell folkbokföringsadress på varje medlem kommer alltid att finnas i systemet. Detta för att personer alltid ska kunna nås via post, till exempel vid bestraffningsärenden.
Hela den svenska idrottens personregister är personnummersatt för att säkra att en person endast finns en gång i systemet. Personnumren används dock inte i systemet. I stället skapar RF ett unikt idrotts-ID för varje person. På så sätt används aldrig det verkliga personnumret utåt.
RF kan hjälpa föreningar/förbund att få automatisk uppdaterade adress- och personuppgifter i deras medlems- och personregister. Med hjälp av personnumret och en funktion mot det statliga personadressregistret, SPAR, kan RF erbjuda den tjänsten.

5. Idrottsföreningar som är medlemmar i förbund inom RF är skyldiga att föra medlemsförteckningar. Men utlämnande av personuppgifter kan vara känsligt och får endast ske enligt vissa förutsättningar. Därför är det viktigt att föreningen i sin föreningspolicy klart anger vilka uppgifter som registreras och varför så sker.
Personnummer får enligt personuppgiftslagen (PuL) registreras om det är motiverat med hänsyn till föreningens behov av att säkert kunna identifiera medlemmarna. För att få tävlingslicens, för att delta i studiecirkel eller för att få LOK-stöd, krävs att personnummer anges på deltagarna.

6. Riksidrottsstyrelsen beslöt i fjol att samtliga föreningar ska ansöka om statligt LOK-stöd via IdrottOnline 2009. De föreningar som inte har möjlighet att själva göra en digital ansökan kan göra sin LOK-stödsansökan digitalt via sitt DF till en självkostnadsavgift.
Men det är dumt att dröja med anslutningen. Digital redovisning för att söka bidrag är både arbetsbesparande och gör redovisningen säkrare, för såväl mottagare som avsändare. Inmatning av insamlade uppgifter och sammanställning sker i ett webbformulär i IdrottOnline. Flera kommuner har sedan länge infört detta för kommunalt LOK-stöd och fler är på väg.
Klubben får snabbt en prognos på vad det sökta LOK-stödet blir om ansökan godkänns.
För närvarande pågår en pilotstudie där medverkande föreningar löpande kan få uppgifter om hur mycket LOK-stödspengar som olika aktiviteter genererar till föreningen. Genom att lägga upp LOK-stödsdeltagarna i medlemsregistret och koppla i ihop dessa med vald aktivitet går det att få besked direkt.
Allt om registrering, utbildning och senaste nytt om IdrottOnline finns på www.idrottonline.se