Riksidrottsförbundet

Offentlighetsprincipen ger alla rätt att ta del av offentliga handlingar hos myndigheter, utan att den som frågar behöva tala om varför. Offentlighetsprincipen är till för att ge allmänheten god insyn i vad myndigheterna gör.
En idrottsförening däremot är en privaträttslig organisation, så någon offentlighetsregel för idrottsföreningars protokoll och övriga handlingar finns inte.
Men i RF:s normalstadgar för idrottsföreningar står att medlem har rätt till information om föreningens angelägenheter.
Det är föreningens styrelse som bestämmer hur öppen klubben ska vara med protokoll och liknande. Ett gott råd är att se till att ha största möjliga öppenhet i föreningen.

I din förenings stadgar står sannolikt att medlemmarna har rätt till information. Ofta finns ett system vad gäller information om föreningsstyrelsens protokollförda beslut och andra angelägenheter.
Men det finns en del att tänka på vad gäller informationsutlämnande. Information kan inte flöda fritt hur som helst, bland annat med tanke på medlemmarnas personliga integritet.

1 Rätten till information betyder inte att en klubbmedlem kan kräva att få se ett styrelseprotokoll eller ta del av föreningens bokföring, precis när det passar honom eller henne. Föreningsstyrelsens möten eller arbetande kommittéers möten som protokollförs, är som regel inte till för alla. Däremot bör alla beslutshandlingar från dessa möten vara tillgängliga.

2 Föreningsstyrelsen kan till exempel ha en protokollspärm i klubbstugan där alla medlemmar kan ta del av vad som beslutats, alternativt nåla upp beslutsprotokoll på en informationstavla. En modernare variant är att ha en hemsida där dessa dokument bara kan ses av inloggade medlemmar.

3 Någon gång kanske styrelsen får en känslig fråga att besluta om. Något som skulle kunna skada föreningen eller enskild person om beslutet offentliggjordes. I sådana fall kan styrelsen välja att lägga beslutet som bilaga till originalprotokollet, som enbart styrelsen och revisorer har tillgång till.

4 Misstänker medlemmar att föreningsstyrelsen undanhåller medlemmarna viktig information kan de alltid vända sig till föreningens revisorer med begäran om en kontroll. Revisorn har alltid rätt att när som helst få ta del av samtliga handlingar.

5 Revisorn har å andra sidan också ansvar för att känsliga uppgifter inte sprids vidare. Till en medlem som undrar i sådant känsligt fall, kan revisorn enbart uttala sig om styrelsen sköter sina uppgifter eller inte, utan att röja det som är känsligt.

6 Det finns ingen lag eller skyldighet att föreningen måste lämna in årsredovisningen eller protokollet från årsmötet om kommunen skulle begära det. Men kommunen kan ha det som villkor för att ställa upp med kommunala bidrag.

7 Föreningen ska vara restriktiv med att lämna ut medlemmars namn och andra personuppgifter.   Till en medlem kan det vara okej att lämna ut namn och födelseår på en annan medlem, men absolut inte personnummer. Grundregeln är att lämna ut så lite information som möjligt. Detta för att skydda den enskilde medlemmens integritet.

8 Medlemsregistret är till för att administrera föreningen, inte för att spridas i kommersiella syften. Släpps uppgifterna fritt finns det ingen som har kontroll på vart de tar vägen. Styrelsen kan till exempel inte på eget bevåg lämna ut medlemsregistret till klubbens huvudsponsor i utbyte mot motprestationer.

9 Inte ens om en majoritet av medlemmarna på årsmötet röstar ”ja” till att huvudsponsorn ska få ta del av medlemsregistret, räcker det för att det ska få lämnas ut. Det krävs ett godkännande från varje enskild medlem i så fall.

10 Styrelsen är inte skyldig att redovisa föreningens arvoden ner på individnivå. Däremot måste den redovisa hur pengarna i föreningen används. Det är ett sätt för föreningen att värna den personliga integriteten. Om styrelsen på årsmötet redovisar föreningens utgifter för spelare, styrelse och kanslipersonal bör den redovisa pengarna i klumpsummor. Exempel: Föreningen har betalat
200 000 tusen i spelararvoden, 20 000 tusen i styrelsearvoden och 150 000 tusen i lön till kanslipersonalen.

11 Styrelsen måste öppet redovisa föreningens förvaltning, den kan inte utelämna några pengar eller undanhålla viktig information. Styrelsen ska kunna svara på medlemmarnas frågor på årsmöte. Om den inte svarar tillfredsställande finns risk för att den tappar förtroende och kan röstas bort av medlemmarna.