Riksidrottsförbundet tillhandahåller en handledning i arkivvård utarbetad av RF:s idrottshistoriska projektgrupp.
Ladda hem arkivhandledningen (pdf)
Handledningen kan också beställas från RF:s kundtjänst, tel: 08-699 61 93.
Varför arkivera?
Arkivet fyller en viktig funktion för idrottsföreningen. Utan ett välordnat arkiv är det svårt att överblicka den löpande verksamheten. Ett välskött arkiv med fasta rutiner sparar tid och därmed pengar. Dåliga arkivrutiner försvårar chansen att snabbt kunna ta fram information för beslutsunderag. Det är alltså framförallt av praktiska skäl som man ska vara rädd om handlingarna och se till att de sparas och att de gör det i en ordning som är lätt att efterfölja och förstå.
Arkivet är också värdefullt för frågor som rör det egna rättsintresset. För den enskilda sektorn finns inga lagar och beslut som säger att material måste bevaras för all framtid. Dock ska vissa dokument sparas under viss tid.
Dessutom, i framtiden kommer de som vill forska i föreningens historia. Det är viktigt att kunna få en så objektiv bild som möjligt.
Vad består arkivet av?
I huvudsak består arkivet av:
- Protokoll (årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll)
- Kopior av utgående handlingar (brev, cikulär, verksamhetsberättelse och verksamhetsinriktning)
- Register av skilda slag (förenings- och medlemsregister)
- Inkomna handlingar (brev, rapporter)
- Handlingar rörande olika ämnen eller verksamhetsområden (konferenser, kurser, kampanjer, tävlingar, projekt, personalen, utredningar, stipendier, jämställd idrott)
- Räkenskaper (huvudböcker, bokslut, budget, lönespecifikationer)
- Statistik
- Fotografier
- Film
- Pressklipp
- Kartor
- Affischer
- Arkivexemplar av eget tryck (allt material förbundet producerar, till exempel den egna tidningen. Hit hör också broschyrer, utbildningsmaterial, affischer och årsböcker).
Vad gör arkivarien?
Det gäller att skydda arkivhandlingar mot brand, fukt, damm och övrig skadlig miljöpåverkan så att handlingarna inte utsätts för obehörig åtkomst, manipulation eller stöld. För att underlätta hanteringen av handlingarna läggs ett aktomslag runt handlingarna innan de läggs i arkivkartongen. Dessa aktomslag kan även användas för en inre indelning i arkivkartongen.
Några skäl att bevara arkivet:
Praktiska skäl: Utan ett välordnat arkiv har föreningen svårt att överblicka den löpande verksamheten. Ett välskött arkiv med fasta rutiner gör att det går lättare och snabbare att hitta information, vilket sparar arbetstid, plats och därmed pengar.
Ekonomiska och juridiska skäl: Arkivet är föreningens minne och värdefullt för frågor som rör det egna rättsintresset. Utan en bra ordning riskerar man att göra om saker gång på gång vilket är resursslöseri som kostar pengar.
Forskningsmässiga skäl (det idrottshistoriska perspektivet): Det är viktigt att verksamheten dokumenteras på ett tillfredsställande sätt, så att de som vill forska i föreningens historia - anställda, medlemmar, forskare - med hjälp av arkivet kan få en så rättvis bild som möjligt av verksamheten och av de människor som format den.
Några tips för en god arkivvård:
Utse en arkivansvarig och ge denna person någon form av arkivutbildning. Låt styrelsen fastställa riktlinjer för arkivverksamheten genom att upprätta en arkivinstruktion.
Se till att arkivhandlingar förvaras på bästa möjliga sätt: antingen i egen arkivlokal eller deponerade hos någon arkivinstitution. En arkivlokal bör vara säker mot inbrott, brand och översvämning, samt helst ha rätt lufttemperatur och luftfuktighet. Vidare bör arkivhandlingar helst förvaras i samma lokal.
Se till att arkivet ordnas och förtecknas - av egen personal eller av arkivinstitution. Kontinuerlig gallring av handlingar bör utföras under ordnade former enligt utarbetade föreskrifter. För att få ordentlig kontroll över arkivvården kan i förebyggande syfte en arkivbildningsplan upprättas, men då av utbildad personal. En arkivbildningsplan är en slags mall som styr flödet av handlingar som tillkommer i verksamheten, där det beskrivs vad som ska bevaras och inte bevaras.
Vad ingår i arkivet?
Den datatekniska utvecklingen
Den datatekniska utvecklingen går fort, och det är ingen överdrift att säga att datorerna helt har förändrat dagens informationshantering. Idag produceras de flesta dokument med hjälp av datorer. Skrymmande kortregister över medlemmar, tunga otympliga räkenskapsböcker och andra pappershandlingar, ersätts ofta av register-, kalkyl- och ordbehandlingsprogram. Via e-post och Internet skickas meddelanden som snabbt når mottagare över hela världen.
Ur arkivsynpunkt har denna tekniska förändring medfört problem. Det finns för närvarande inga pålitliga datamedier för långtidslagring. Man bör vara medveten om att en digital långtidslagring av information kräver en rad säkerhetsåtgärder och rutiner. Eftersom datatekniken visat sig bli omodern relativt tidigt och ständigt ersätts av ny teknik, krävs det omkopieringar av information samt uppdateringar av mjuk- och hårdvara för att kunna garantera läsbarhet i framtiden. Det är också viktigt att spara tillhörande systemdokumentation. Till sist måste konstateras att papper fortfarande är den säkraste formen för lagring av information på lång sikt. Slutsatsen blir i dagsläget att information som ska sparas bör tas ut på papper.
Handledning
En mer omfattande handledning i arkivvård utarbetad av RF:s idrottshistoriska projektgrupp finns att tanka hem i pdf-format eller att beställa från RF:s kundtjänst, tel: 08-699 61 93, e-post: kundtjanst@rf.se