Jag har en fråga som uppkommit i vår idrottsförening angående styrelseprotokollen. Finns det regler för hur styrelseprotokoll skall hanteras? Får de ligga öppet för att kunna läsas av våra medlemmar? Skall de förvaras på ett sådant sätt att medlem måste be att få läsa dessa? Får medlem ej läsa styrelseprotokoll? Hoppas på svar så att jag kan förmedla till min klubb."
Under årens lopp har många frågor liknande den ovan kommit både från styrelseledamöter som vill veta vad som gäller, och från medlemmar som anser att de alltid har rätt att ta del av styrelseprotokoll. I de flesta föreningar fungerar informationen om föreningens angelägenheter bra, och normalt har man inga problem att hantera den här frågan. I föreningar där man kan se att allt inte står rätt till är det dock särskilt viktigt – både för medlemmarna i allmänhet och för föreningsstyrelsen – att veta vad som gäller.
Någon offentlighetsregel för idrottsföreningars protokoll och övriga handlingar finns inte. I princip är inte föreningens protokoll och andra handlingar offentliga, inte ens för medlemmarna. Idrottsföreningen är en privaträttslig organisation och bestämmer själv hur det ska förfaras härmed. I den goda föreningen finns dock som regel ett system för informationshantering inbegripet information om föreningsstyrelsens protokollförda beslut.
I föreningens stadgar (som alltid först ska konsulteras) står säkert att medlemmarna har rätt till information. I RF:s normalstadgar för idrottsföreningar står, i 13 § andra punkten, att medlem har rätt till information om föreningens angelägenheter. Stadgandet kan tyckas självklart och ses som en naturlig del i en demokratisk förening. Normalt ligger det både i medlemmarnas och den valda styrelsens intressen att sprida information om föreningen. Många föreningar har därför egna klubbtidningar och hemsidor. Andra utnyttjar anslagstavlor för informationsspridning.
Rätten till information innebär dock inte att en enskild medlem när helst denne önskar kan kräva att få se t ex styrelseprotokoll eller föreningens bokföring. Den ansvarsmedvetna föreningsstyrelsen har dock som vana att anslå protokollen eller ha en protokollspärm i klubbstugan där alla kan ta del av vad som beslutats. Skulle vid ett styrelsemöte en känslig fråga vara föremål för beslut, och skulle beslutet skada föreningen eller enskild person om det offentliggjordes, kan styrelsen välja att lägga sådant beslut som bilaga till originalprotokollet (som enbart styrelsen och revisorer har tillgång till).
Misstänker medlemmar att föreningsstyrelsen undanhåller medlemmarna viktig information kan de alltid vända sig till föreningens revisorer med begäran om en kontroll. Revisorn har alltid rätt att när som helst få ta del av samtliga föreningens handlingar. Revisorn har å andra sidan också ansvar för att känsliga uppgifter inte sprids vidare, och bör till en undrande medlem i sådant fall enbart uttala sig om styrelsen sköter sina uppgifter eller inte, utan att röja det som sekretessbelagts.
För att undgå att bli misstänkliggjord och för att skapa ett bra klimat i föreningen bör föreningsstyrelsen diskutera och avgöra på vilket sätt information ska delges övriga medlemmar. Riktmärket är att föreningen själv bestämmer vilken ordning man önskar ha, utifrån regeln att medlemmarna alltid har rätt till information om föreningens angelägenheter. Ett gott råd är att se till att ha stor öppenhet i föreningen – "Har man inget att dölja, har man inget att frukta!"