Förra veckan var jag på ett extra årsmöte. Konkret förelåg ett förslag till delning av föreningen i en ungdoms- och en elitförening för endast A-lagsspelare, och det skulle medlemmarna ta ställning till – men vilka var egentligen medlemmar och vilka skulle få vara med och rösta?
När man hamnar i en situation som denna är det av yttersta vikt att regelverket i föreningen fungerar. Bra stadgar, som är kända inte bara av styrelsen utan av medlemmarna i allmänhet, underlättar hanteringen av känsliga frågor. Men det räcker inte med det. Föreningskunskap måste finnas och god administrativ ordning måste råda i föreningen. I annat fall riskerar årsmötena att urarta till polsk riksdag där frågan om det går rätt till blir större än den sakfråga som föranleder mötet.
En del årsmöten fastnar i diskussioner om formalia redan innan medlemmarna hunnit börja argumentera för sin sak. Redan den första punkten i föredragningslistan – "Fastställande av röstlängd för mötet" – kan för många bli ett oöverstigligt hinder. För att klara sig genom denna för mötet avgörande punkt måste föreningen ha en aktuell medlemsförteckning. Av medlemsförteckningen måste framgå vilka som är föreningens medlemmar, deras ålder samt när de betalade medlemsavgiften.
Medlem är man från den dag man erhöll medlemskap och tills dess man själv begär sitt utträde (se RF:s normalstadgar § 11) eller utesluts ur föreningen. Medlemskapet upphör inte med automatik i det fall medlemsavgiften inte betalas.
Medlemsavgiften kan vara konstruerad på olika sätt, och bör inte blandas ihop med aktivitetsavgift (terminsavgift, träningsavgift etc). Juniorer kan betala en lägre avgift än seniorer och en familj kan erlägga en avgift för samtliga medlemmar som bor på samma adress. I vissa föreningar förekommer att man "kvittar" medlemsavgiften mot arbetsinsats. Så kan t.ex. styrelsen, andra ledare eller A-lagsspelarna så att säga få "gratis medlemsavgift" från föreningen som motprestation för sin till synes ideella gärning. Att dylik fringis alldeles säkert är att betrakta som skattepliktig ersättning är en sak, men i detta sammanhang gäller att medlemsavgiften bokförs som betald.
För att fastställa en röstlängd för mötet avprickas närvarande medlemmar mot den av styrelsen upprättade aktuella medlemsförteckningen. Ibland kan den situationen uppkomma att någon hävdar att jag har visst betalt min avgift i tid, och yrkar på att röstlängden fastställs med denna justering. Vilka som ska få rösta om fastställande av röstlängden kan för många vålla huvudbry, och då är det vara bra att veta att de som styrelsen har noterat som röstberättigade är de som också ska rösta om fastställandet av röstlängd.
När röstlängden är fastställd kan resten av mötet börja och när diskussionen avslutats gäller att majoriteten av de röstberättigade medlemmarna avgör de frågor som är uppe till behandling. En medlem – en röst gäller. Ingen får genom fullmakt företräda annan. Rösta får den göra som fyllt det antal år stadgarna föreskriver. Även A-lagsspelarna får rösta, om de är betalande medlemmar – och det måste de ju vara. I annat fall spelar föreningen med okvalificerade spelare och konsekvensen av det vet de flesta idrottsintresserade!