Föreningen utgörs av dess medlemmar. Utan medlemmar finns ingen förening.
En idrottsförening är inte någon egendom som kan ägas av en eller flera personer. Den är inte heller att betrakta som ett företag som drivs av några få personer.
En idrottsförening är en demokratiskt uppbyggd organisation där beslutanderätten, och därmed makten, ytterst ligger hos medlemmarna. Medlemmarna utövar sitt inflytande i enlighet med de av medlemmarna antagna stadgarna (medlemsavtalet), och brukar sin formella makt på årsmötet och extra årsmöte. Mellan årsmötena uppdrar medlemmarna till deras förtroendevalda (styrelsen) att för medlemmarnas räkning sköta det löpande arbetet.
För att det föreningsdemokratiska arbetet ska fungera krävs dels regler för hur beslut ska komma till stånd, dels kunskap om hur dessa regler ska användas och dels - och kanske framför allt - ett engagemang från medlemmarna och delaktighet i beslutsprocessen. Reglerna om tidpunkt för årsmötet, om kallelse, om de formella förutsättningarna för beslutsfattande vid årsmötet med mera, är av väsentlig betydelse för att det föreningsdemokratiska arbetet ska fungera.
För att medlemmarna överhuvudtaget ska ha en möjlighet att påverka beslutsfattandet måste de få information om när och var årsmötet ska äga rum. Av stor betydelse är också att i förväg få reda på vilka ärenden - utöver de sedvanliga årsmötesfrågorna - som ska behandlas. Det optimala föreningsarbetet är att det i föreningen finns en mer eller mindre utvecklad informell demokrati, innebärande att medlemmarna även mellan årsmötena är aktiva i diskussioner om och hur de vill ha det i föreningen. Genom en ständigt pågående aktiv informell demokrati kan årsmötet - föreningsstämman - i första hand göras till det tillfälle då medlemmarna formellt stämmer av vad som ska gälla i föreningen.
TIDPUNKT FÖR ÅRSMÖTE
I stadgarna ska skrivas in senast när i tid årsmötet ska äga rum. Det vanligaste är att ange datum som "årsmötet ska äga rum senast den x/y" eller "senast före utgången av x månad". Årsmötet bör i tid inte ligga alltför lång tid efter räkenskapsårets slut. Om verksamhets-/räkenskapsåret utgår vid årsskiftet bör årsmötet kunna hållas senast under mars månad. Längre tid än sex månader efter verksamhets-/räkenskapsårets slut bör överhuvudtaget inte årsmötet förläggas.
I många idrottsföreningar finns en önskan att årsmötet äger rum på sådan tid att det kommer in som ett naturligt inslag i föreningens verksamhetscykel. I föreningar med utpräglad vinteraktivitet ligger oftast årsmötet på våren/försommaren. Sommarsporterna håller normal sitt årsmöte under senhösten/vinter. De flesta idrottsföreningar torde dock numera vara skyldiga att följa bokföringslagen (se tidigare juridikspalter), vilket gör att begräsning finns i valet av verksamhets-/räkenskapsår till, förutom kalenderår, den 1 maj-30 april, 1 juli-30 juni eller den 1 september-1 augusti. Härmed följer också när i tid årsmötet senast ska äga rum.
KALLELSE TILL ÅRSMÖTET
I stadgarna måste anges hur kallelse till årsmöte ska ske. I RF:s normalstadgar för idrottsförening (15 §) anges att kallelsen ska tillställas medlemmarna eller kungöras i ortspressen samt därtill anslås i klubblokal eller liknande utrymme.
Det bästa är självfallet att varje medlem får kallelsen direkt med posten. Emellertid kan ibland föreningens medlemsantal vara så stort att ett alternativt kallelseförfarande kan anses motiverat. I sådant fall kan annonsering i lokalpressen kombinerat med att anslå kallelsen i klubblokalen vara ett alternativ.
RF:s normalstadgar, som är under översyn, ger uttryck för en ordning som varit den gängse under många år.
Idag torde dock finnas alternativ till hur kallelse till årsmöte kan ske, genom att de allra flesta har egna datorer och fler och fler föreningar har egna hemsidor. Ett utmärkt sätt att informera om ärenden inför årsmötet, att kalla till årsmöte och inte minst att hålla samtliga årsmöteshandlingar tillgängliga för ett stort antal medlemmar, är att utnyttja föreningens hemsida och e-postmöjligheten istället för brev med posten. Som jag ser det finns inga egentliga begränsningar för en förening att i sina stadgar ange denna väg för kallelse till årsmöte.
En vanlig invändning häremot är att många äldre kanske inte har datorer, och mot detta kan anföras att de då får anmäla till föreningen till exempel att de önskar få kallelse utfärdad i brev med posten.
Genomgående gäller att det av kallelsen, oberoende av hur denna utfärdas, tydligt ska framgå tid och plats för årsmötet samt vilka viktigare ärenden som mötet har att behandla. Förslag om stadgeändring, nedläggning av sektion/idrott, fråga om sammanslagning eller annan fråga av större ekonomisk eller av annan väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar måste alltid anges i kallelsen. Utnyttjas hemsida finns inga skäl att inte lägga ut samtliga möteshandlingar, samtliga ärenden, i samband med kallelsen. En fördel är om hemsidan är skyddad med lösenord som samtliga medlemmarna har tillgång till.
Av kallelsen måste under alla omständigheter framgå vart medlemmarna ska kunna vända sig om de önskar ta del av samtliga årsmöteshandlingar. Finns de inte tillgängliga på hemsida ska medlemmarna kunna vända sig till föreningens kansli (eller sekreterare) för att få del av årsmöteshandlingarna.