Hem / Bidrag och stöd / IT-tjänster / Digitala årsmöten / Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

För dig som är ansvarig för årsmötet finns några viktiga saker att tänka på och förbereda dig på. Här har vi samlat information som är bra att ha koll på inför årsmötet.

Vald plattform för mötet

Lär dig hur den valda plattformen fungerar så blir mötes- eller lärsituationen tryggare. Ha gärna koll på hur du delar dokument, hur du ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Om en mötesdeltagare vill visa något på skärmen, hur fungerar det? Ska du visa en videofilm, säkerställ att du vet hur du gör för att även filmens ljud ska nå fram till deltagarna. Ibland behövs inställningar för det.

Mötesadministration

Tydlighet är A och O under ett digitalt möte. Därför kan formella roller vara viktigare än på ett fysiskt möte. Om uppdragen sprids så förstärker de aktiviteten i gruppen. Funktioner som är bra att ha på ett digitalt möte förutom de ordinarie mötesordförande, sekreterare och justerare (som beskrivs längre ner) är:

Moderator

Lämpligast den som är arrangör av mötet och därmed den som kan de tekniska hjälpmedlen som används på mötet. Moderatorn har flera uppgifter:

  • Fungerar som stöd till mötesordförande och är extra uppmärksam på att alla syns, hörs och får komma till tals.
  • Håller koll på att mötet börjar och slutar i tid samt att alla mötespunkter får sin tänkta tid.
  • Föreslår pauser under mötet.
  • Bör vara den som visar eventuella presentationer under mötet.
  • Är också den som direkt vid mötet början talar om huruvida ni valt att spela in mötet eller inte. Den informationen bär också gå med i inbjudan (se nedan).

Chattansvarig

Den som är chattansvarig håller koll på det som skrivs i chatten så att alla på mötet får del av informationen. Chattansvarig kan också, om inte moderatorn har den rollen, vara ansvarig för tekniken vid eventuell votering.

Information till delegaterna

Skicka ut information till mötesdeltagarna i god tid. Den bör innehålla följande punkter förutom det som är specifikt för just er förenings årsmöte.

  • Beskrivning av hur deltagarna hittar till mötet
  • När de bör logga in på mötet för att hinna kontrollera alla tekniska funktioner
  • Att de förbereder sig i god tid med att kontrollera tekniken på sin egna plattform
  • Att de förbereder sig i god tid på att läsa igenom handlingarna för mötet
  • Agendan för mötet

Praktisk information till dig som är delegat

Årsmöteshandlingarna

Samtliga handlingar oavsett om de skickas ut innan eller kan läggas in i ett mötessystem bör sparas i PDF. Vissa system kräver också detta, till exempel Easymeet.

Genrep för presidiet, förtroendevalda och revisorn

Genomför ett genrep med alla som har en roll och uppgift under årsmötet. Syftet är att presentera er för varandra, gå igenom vilka funktioner i videoverktyget som är relevanta att känna till och gå igenom körschemat. I körschemat ska det vara tydligt vilka roller och ansvar alla har under årsmötet.

Alla som har en uppgift under mötet bör ha ett bra headset, kamera och bra uppkoppling. Det får inte vara några tveksamheter när mötet startar att de som ska presentera till exempel verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, personvalen etcetera inte är medvetna om sitt uppdrag.

Mötesordföranden

Oavsett om årsmötet genomförs fysiskt eller digitalt är mötesordförandens roll väldigt viktig. För många ombud, och även för mötesordföranden själv, kanske det är första gången de deltar i ett digitalt årsmöte. Gå därför tillsammans med ordföranden igenom genomförandet noggrant ett par dagar före mötet. Ett förslag är att upprätta ett körschema utifrån dagordningen där till exempel alla medverkande med respektive ansvarsområden finns uppsatta samt klockslag för de olika punkterna.

För mötesordföranden finns några delar som är ännu viktigare att tänka på vid ett digitalt möte, även om det förstås även gäller vid fysiska möten. Eftersom man i det här läget inte har samma interaktion med mötesdeltagarna så är det extra viktigt att vara tydlig i sin kommunikation.

  • Om ni har valt att spela in mötet så meddela deltagarna detta direkt när mötet startar.
  • Presentera syfte och agenda i början av mötet.
  • Beskriva förutsättningarna för ett digitalt möte:
    - Det är viktigt att deltagarna har tålamod med mötets andra former.
    - Det kan bli fördröjning i både bilduppladdning och svar på frågor.
    - Alla har samma utmaning med att sitta enskilt och därför inte kan interagera som vanligt.
    - Gå igenom hur röstningsförfarande kommer att gå till på ert möte
  • Fördela ordet på ett tydligt sätt så att alla engageras.
  • Sammanfatta vad som beslutats efter varje del.

Mötessekreteraren

Tilldela inte mötessekreteraren någon annan uppgift än att skriva protokoll under årsmötet. Erfarenheten säger att uppgiften är fullt tillräcklig att hantera.

Välkomnande till mötet

Lägg upp en bild, exempelvis i Powerpoint, där det står ”Välkommen till årsmötet! Vi startar kl 15:30”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet.

Videoverktyget

Instruera alla deltagare på årsmötet vilka funktioner i videoverktyget som kommer att vara relevanta att ha koll på under årsmötet, till exempel mikrofonen och chatten. Det är viktigt att mikrofonen är avstängd så länge man inte har ordet så att inte externa ljud stör mötet.

Presentation av deltagare

Beroende på antalet deltagare, gå gärna laget runt i en kort presentationsrunda innan ni kör igång.

Röstningsförfarandet (olika beroende på system)

Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla ombud förstår tillvägagångssättet.

Ha alltid strategier klara för hur ni ska behandla en votering eller en sluten omröstning. Vid sluten omröstning finns det olika digitala verktyg att ta hjälp av. För att inte bli stressade när ni förbereder omröstningen kan ni ajournera mötet ett par minuter.
Röstningen kan gå till på olika sätt. Anpassa röstningsförfarandet till storleken.

Pauser

Lägg gärna in en paus mitt i eftersom alla kan behöva röra lite på sig. I pausen kan deltagarna gärna slå av ljudet på sina mikrofoner.

Efter årsmötet

Skicka ut/hänvisa till mötesanteckningar eller protokoll och det inspelade mötet om ni har valt att spela in, med både de som deltog och de som inte kunde delta. Det kan också vara trevligt att tacka deltagarna på mötet för deras insats då ett digitalt möte har andra utmaningar än ett fysiskt möte.

Fråga om poströstning

Det kan uppstå frågor om det är möjligt att ha alternativet poströstning för ett årsmöte i en idrottsförening. Idag kan till exempel en bostadsrättsförening, med stöd av en tillfällig lagändring med anledning av coronapandemin, ha poströstning som ett alternativ. Men enligt Riksidrottsförbundet är poströstning inte godtagbart inom en idrottsförening tillhörande ett SF då en grundprincip är att omröstningar ska ske i realtid vid idrottsföreningens årsmöten. Under rådande omständigheter så förordas istället digitala årsmöten eller att årsmöten skjuts framåt i tiden om det är möjligt.

Leveransadress:

Östgötagatan 98 D
116 64 Stockholm för företagspaket och transporter