Det här måste göras inför systembytet

Innan 10 november behöver föreningar och förbund kontrollera att personer med svenskt personnummer är registrerade med alla 12 siffror. Endast personer med alla 12 siffror flyttas med över till Idrottsarenan.

Kön, man eller kvinna, behöver också markeras för personer utan svenskt personnummer.

För personer utan svenskt personnummer eller med samordningsnummer gäller särskilda regler.

Läs mer om vad ni behöver kontrollera och göra i underlaget nedan.

• Utförlig information om vad som krävs för att en person ska följa med till Idrottsarenan pdf, 122 kB.

Innan 10 november måste alla personer som ska finnas kvar i registret i Idrottsarenan ha minst en roll i IdrottOnline utöver Person i förbund. Rollen Person i förbund kommer inte att finnas kvar.

Om ingen annan roll passar kan ni använda någon av dessa:

• Annan organisationsledare
• Annan roll

• Så fungerar roller i Idrottsarenan förbund
• Så fungerar roller i Idrottsarenan förening

Förbunden behöver bevilja ärenden senast 1 november för att utbetalning ska kunna göras före nedstängningen den 10–23 november.

Ärenden som beviljas efter den 1 november betalas ut först efter den 23 november.

Varje förbund ansvarar för att informera sina föreningar om:

• vad som gäller för förbundets egna ekonomiska stöd
• vilka sista datum som gäller.

Det händer den 23 november

Gamla ärenden i IdrottOnline arkiveras automatiskt. Föreningar och andra organisationer behöver därför inte själva spara ner historik.

Det kommer även fortsättningsvis att gå att komma åt historiska ärenden på liknande sätt som i IdrottOnline i dag.

Varje specialidrottsförbund och medlemsorganisation måste ladda ner och spara historiska årsrapporter före den 10 november.

Pågående och öppna årsrapporter förs inte över till Idrottsarenan. Starta därför inte en ny årsrapport i IdrottOnline om svarsdatumet ligger efter att IdrottOnline stängs ner.

Funktionen Årsrapporter kommer att finnas i Idrottsarenan, men utan historik från IdrottOnline.

Mellan 10 och 23 november går det inte att ta emot eller administrera anmälningar till folkbildning och utbildningar i IdrottOnline och Idrottsarenan.

Inför driftstoppet behöver berörda förbund därför bland annat se över sista anmälningsdagar, spara deltagaruppgifter som behövs under perioden och förbereda en tillfällig lösning för de arrangemang som behöver vara öppna för anmälan.

Läs hela underlaget för vad ni behöver göra före, under och efter driftstoppet.

• Information till SF driftstopp Folkbildning och utbildning pdf, 103 kB.

Kunskapsarenan och Lärplattformen

Även SISU Förlags utbildningsplattform (Kunskapsarenan och Lärplattformen) påverkas av detta driftstopp. För att denna utbildningsplattform ska kunna anslutas till Idrottsarenan kommer flertalet funktioner att vara tillfälligt påverkade under perioden 10-25 november. 

Nedstängningen i korthet 
Under perioden kommer deltagare som redan är anmälda och verifierade på sina kurser att kunna fortsätta genomföra sina utbildningar i Lärplattformen. Även utbildare och administratörer kommer fortsatt att kunna arbeta i Lärplattformen.

Däremot kommer det inte vara möjligt att:

• anmäla sig till kurser
• verifiera deltagare på kurser
• publicera nya kurser
• slutrapportera kurser
• rapportera deltagare till utbildningsdatabasen

SISU Förlags rekommendationer:

• publicera planerade kurser i god tid före perioden
• att deltagare som ännu inte har anmält eller verifierat sig gör detta före den 10 november.

Specialidrottsförbund som vill ha kvar historik över enskilda deltagares utbildningar behöver själva migrera relevant utbildningsdata från Utbildningsmodulen i IdrottOnline senast den 31 oktober.

Om historiken inte migreras kommer uppgifter om enskilda personers tidigare utbildningsdeltagande inte att finnas i utbildningsdatabasen. Det kan till exempel påverka möjligheten att kontrollera förkunskapskrav och se tidigare genomförda utbildningar.

Läs hela underlaget för vad som behöver migreras och hur ni går till väga.

• SF behöver flytta (migrera) utbildningar från Utbildningsmodulen pdf, 479 kB.

Ansökningar om inträde i SF/MO och namnändring som inte är godkända före övergången till Idrottsarenan kommer inte att flyttas över från IdrottOnline.

Förbund behöver därför hantera så många inkomna ärenden som möjligt och slutföra sina godkännanden i IdrottOnline senast fredag 30 oktober. Då hinner Riksidrottsförbundet slutföra processen innan IdrottOnline stängs den 10 november.

Ärenden som inte är färdigbehandlade när IdrottOnline stängs kommer att raderas. Föreningen behöver då skicka in en ny ansökan när Idrottsarenan har öppnat.

Ansökningsformulären stänger 1 oktober

Formulären på rf.se för ansökan om inträde i SF och namnändring stänger redan 1 oktober. Det görs för att förbund inte ska få in nya ansökningar som inte hinner behandlas före systembytet.

Formulären öppnar igen när Idrottsarenan är igång.

Informera berörda föreningar

Förbund ansvarar för att kontakta de föreningar vars ärenden inte hinner bli klara före systembytet. Föreningarna behöver få information om att de måste skicka in en ny ansökan när Idrottsarenan har öppnat.

Vid frågor kan förbunden kontakta forening@rfsisu.se.

Data och statistik i Beslutsstöd i IdrottOnline följer inte med till Idrottsarenan. Behöver ni spara något från Beslutsstöd behöver ni därför ladda ner det senast den 10 november.

Då vissa funktioner tas bort från IdrottOnline behöver respektive förbund spara ner eventuell data man vill ha kvar:

• Hantera aktivitet
• SF:s utbildningsadmin egna verksamhetsformer
• Utmärkelser
• Öppettider i org
• Fax-nummer i org
• Grupptyper
• Visningsnamn på org
• Årsmötesperioder
• Ombud
• Swish-nummer
• Rollegenskaper
• Utmärkelser
• Meriter
• Personlig bild
• Arbetsadress
• Utökade personuppgifter.

Innan 10 november behöver föreningar och förbund kontrollera att personer med svenskt personnummer är registrerade med alla 12 siffror. Endast personer med alla 12 siffror flyttas med över till Idrottsarenan.

Kön, man eller kvinna, behöver också markeras för personer utan svenskt personnummer.

För personer utan svenskt personnummer eller med samordningsnummer gäller särskilda regler.

Läs mer om vad ni behöver kontrollera och göra i underlaget nedan.

• Utförlig information om vad som krävs för att en person ska följa med till Idrottsarenan pdf, 122 kB.

Innan 10 november måste alla personer som ska finnas kvar i registret i Idrottsarenan måste ha minst en roll i IdrottOnline utöver Person i förbund. Rollen Person i förbund kommer inte att finnas kvar.

Om ingen annan roll passar kan ni använda någon av dessa:

• Annan organisationsledare
• Annan roll

• Så fungerar roller i Idrottsarenan förbund
• Så fungerar roller i Idrottsarenan förening

Förbunden behöver bevilja ärenden senast 1 november för att utbetalning ska kunna göras före nedstängningen den 10–23 november.

Ärenden som beviljas efter den 1 november betalas ut först efter den 23 november.

Varje förbund ansvarar för att informera sina föreningar om:

• vad som gäller för förbundets egna ekonomiska stöd
• vilka sista datum som gäller.

Det händer den 23 november

Gamla ärenden i IdrottOnline arkiveras automatiskt. Föreningar och andra organisationer behöver därför inte själva spara ner historik.

Det kommer även fortsättningsvis att gå att komma åt historiska ärenden på liknande sätt som i IdrottOnline i dag.

Ärenden som gäller anläggningsstöd flyttas över från IdrottOnline till Idrottsarenan.

Från 15 oktober pausas handläggningen av anläggningsstöd medan ärendena flyttas över. Under den perioden går det inte att hantera ärenden.

RF-SISU distriktens kontaktpersoner är informerade om vad som gäller och har dialog med berörda föreningar.

Riksidrottsförbundet meddelar RF-SISU distriktens kontaktpersoner när handläggningen kan starta igen i Idrottsarenan.

Mellan 10 och 23 november går det inte att ta emot eller administrera anmälningar till folkbildning och utbildningar i IdrottOnline och Idrottsarenan.

Inför driftstoppet behöver berörda förbund därför bland annat se över sista anmälningsdagar, spara deltagaruppgifter som behövs under perioden och förbereda en tillfällig lösning för de arrangemang som behöver vara öppna för anmälan.

Läs hela underlaget för vad ni behöver göra före, under och efter driftstoppet.

• Information till RF-SISU distrikt driftstopp Folkbildning och utbildning pdf, 107 kB.

Kunskapsarenan och Lärplattformen

Även SISU Förlags utbildningsplattform (Kunskapsarenan och Lärplattformen) påverkas av detta driftstopp. För att denna utbildningsplattform ska kunna anslutas till Idrottsarenan kommer flertalet funktioner att vara tillfälligt påverkade under perioden 10-25 november. 

Nedstängningen i korthet 
Under perioden kommer deltagare som redan är anmälda och verifierade på sina kurser att kunna fortsätta genomföra sina utbildningar i Lärplattformen. Även utbildare och administratörer kommer fortsatt att kunna arbeta i Lärplattformen.

Däremot kommer det inte vara möjligt att:

• anmäla sig till kurser
• verifiera deltagare på kurser
• publicera nya kurser
• slutrapportera kurser
• rapportera deltagare till utbildningsdatabasen

SISU Förlags rekommendationer:

• publicera planerade kurser i god tid före perioden
• att deltagare som ännu inte har anmält eller verifierat sig gör detta före den 10 november.

Under perioden då Idrottsarenan är stängt går det inte att komma åt Nätverket för att:

• Dokumentera föreningsbesök
• Skapa eller uppdatera folkbildningsplaner
• Söka personer i personregistret
• Söka organisationer i organisationsregistret.

Det innebär att aktiviteter som genomförs under perioden behöver dokumenteras i efterhand när Idrottsarenan öppnar igen. Exempelvis behöver föreningsbesök som genomförs under stängningsperioden registreras i systemet efter den 23 november.

Data och statistik i Beslutsstöd i IdrottOnline följer inte med till Idrottsarenan. Behöver ni spara något från Beslutsstöd behöver ni därför ladda ner det senast den 10 november.

Då vissa funktioner tas bort från IdrottOnline behöver respektive förbund spara ner eventuell data man vill ha kvar:

• Hantera aktivitet
• SF:s utbildningsadmin egna verksamhetsformer
• Utmärkelser
• Öppettider i org
• Fax-nummer i org
• Grupptyper
• Visningsnamn på org
• Årsmötesperioder
• Ombud
• Swish-nummer
• Rollegenskaper
• Utmärkelser
• Meriter
• Personlig bild
• Arbetsadress
• Utökade personuppgifter.