Person- och organisationsregister

Ja, det kommer att finnas en funktion för registerutdrag i Idrottsarenan. Funktionen finns inte med vid lanseringen den 23 november, utan beräknas vara på plats i mitten av december.

Fram till dess kan begränsade registerutdrag hanteras manuellt. Polisens och Kivras tjänster fungerar som vanligt.

Belastningsregistret - begära utdrag | Polisen

Mer om registerutdrag, en digital tjänst i samarbete med Kivra.

Vilken information flyttas över från IdrottOnline?

OBS! Den överflyttade informationen blir tillgänglig när funktionen för registerutdrag lanseras i mitten av december.

Information som automatiskt flyttas över till Idrottsarenan:

• Personer som har uppvisat registerutdrag
• Personer som inte har uppvisat, och därför ska inkomma med, registerutdrag
• Koppling till vilken organisation personen är ledare i och utgångsdatum för registreringen
• Datum för registreringen i systemet (IdrottOnline) och vem som utförde kontrollen

När funktionen är på plats i Idrottsarenan

För specialidrottsförbund och förening kommer det vara möjligt att markera och följa upp uppvisande av begränsat registerutdrag. Funktionen planeras ge stöd för att:

• Lägga till och ta bort krav på att personer i den egna organisationen ska visa upp ett begränsat registerutdrag i Idrottsarenan.
• Registrera inkomna registerutdrag, inklusive giltighetsdatum och vilken administratör som hanterade registreringen.
• Följa upp vilka personer som har eller inte har visat upp ett begränsat registerutdrag.
• Registrera ett nytt registerutdrag när det tidigare har löpt ut.

Nej, se till att hela personnumret, 12 siffror, är registrerat i IdrottOnline före övergången till Idrottsarenan.

Om personen har nationalitet Sverige registrerad i IdrottOnline men personnumret inte är komplett, kommer personen inte att flyttas över till Idrottsarenan.

Kön: man eller kvinna behöver också markeras för personer utan svenskt personnummer.

Information om vilka personer som flyttas över respektive inte flyttas över till Idrottsarenan. pdf, 122 kB.

Personregistret kan hantera personer med personnummer, samordningsnummer och personer utan dessa ID.

• De som har person- eller samordningsnummer har möjlighet att själva logga in i Idrottsarenan.
• Personer utan sådant ID kan registreras i personregistret, men de får ingen inloggning till Idrottsarenan. De kan däremot räknas med i statistik, ansökningar och andra uppgifter som olika verksamheter behöver.

Uppgifter om individers ålder, (juridiskt) kön och folkbokföringsadress kommer registreras. Däremot kommer inte könsidentitet, etnisk bakgrund, funktionsnedsättning och socioekonomiska faktorer att registreras i Idrottsarenan.

Som ett led i att Riksidrottsförbundet stärker informationssäkerheten kommer inga personer med skyddade personuppgifter finnas i Riksidrottsförbundets centrala databas och därmed inte heller i Idrottsarenan.

Personer med sekretessmarkering eller skyddade folkbokföringsuppgifter i SPAR kommer automatiskt att raderas från Riksidrottsförbundets centrala databas i Idrottsarenan och därmed också från föreningarnas medlemsregister i Idrottsarenan.

Läs mer om skyddade personuppgifter och riktlinjer för hantering på denna sida

Förbunden är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som de hanterar i Idrottsarenan. En personuppgiftsansvarig organisation ska alltid säkerställa att personuppgifter behandlas inom ramen för specifika, berättigade ändamål. I detta ansvar ligger bland annat att personuppgifterna ska vara korrekta, och tas bort när de inte längre behövs för ändamålet. Säkerställ att ni endast behandlar personuppgifter som är aktuella och att ni har rutiner för att korrigera eller radera felaktiga personuppgifter. Ett sätt att säkerställa detta är att gå igenom era förbundsregister och rensa bort kollegor som inte längre är aktiva inom förbundet. Ytterligare ett sätt att uppgiftsminimera är att vara försiktig med att anteckna personuppgifter i de olika fritextfält som finns i Idrottsarenans tjänster.

Genom att tillhandahålla Idrottsarenan behandlar RF personuppgifter för förbundens räkning. I samband med att förbunden tecknade avtal om nyttjande av Idrottsarenan, tecknades även ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med RF. I PUB-avtalet och instruktionsbilagan framgår hur RF behandlar de personuppgifter som förbunden uppdragit RF att behandla genom användning av Idrottsarenan. Där finns exempelvis de organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder som RF implementerat för att skydda personuppgifterna. På www.idrottsarenan.se/avtal finns även listan över godkända underbiträden som RF anlitar i personuppgiftsbehadnlingen.

Förbunden har också ansvar sina SDFs respektive och MO distrikts användning av Idrottsarenan. RF har tagit fram en mall som SF och MO kan använda för att reglera detta förhållande. Den finns här: www.idrottsarenan.se/avtal

Nej, varje specialidrottsförbund måste ladda ner och spara undan historiska årsrapporter. Eventuella pågående/öppna årsrapporter kommer inte heller att föras över. Därför ska specialidrottsförbunden inte starta upp en årsrapport i IdrottOnline nu om inte svarsdatum för denna ligger i tid innan IdrottOnline stängs ner. Rekommenderat sista datum, 5 november.

OBS!
1. Funktionen för årsrapporter kommer inte att finnas tillgänglig i Idrottsarenan vid lansering 23 november. Den lanseras under december.
2. Historiska årsrapporter följer inte med till Idrottsarenan.
3. Till skillnad från i IdrottOnline är det föreningen själv som behöver fylla i och skicka in sin årsrapport i Idrottsarenan. Ett förbund kan alltså inte göra det åt föreningen.

Om föreningen behöver stöd rekommenderas användarmanualen i Idrottsarenan support.

Vad kommer årsrapporter i Idrottsarenan att innehålla?

Funktionen kommer ge stöd för att:

• Skapa och göra inställningar för en årsrapport så som: ange definitioner av medlemssiffror som ska rapporteras av IF, ange datum som rapporten avser, inställningar för sista svarsdag och liknande.
• Skapa frågeformulär med egna frågor och svarsalternativ för IF att besvara.
• Följa upp vilka föreningar som har- respektive inte har besvarat årsrapporten inom utsatt tidsintervall.
• Läsa och exportera svar en och en eller samlat för årsrapporterna i Idrottsarenan förbund samt till Excel.

För föreningar

Föreningen kommer kunna:

• Se och besvara årsrapport från renskriver Specialidrottsförbund inom utsatt tidsintervall.
• Ange medlemsantal utifrån förutbestämda parametrar.
• Besvara förbundets frågor i formulär.
• Kunna bifoga fil på förbunds begäran.
• Spara utkast för att arbeta vidare.
• Skicka in årsrapporten till förbundet.

Läs mer om Roller i Idrottsarenan på Idrottsarenan support.