Registret

Ja, det kommer finnas en funktion för registerutdrag.

Om en förening idag har personer utan fullständigt svenskt personnummer i sitt ordinarie person- och medlemsregister behöver föreningen uppdatera denna information. Det räcker inte att bara skriva in födelsedatum. Det samma gäller för de personer som saknar markering för vilket juridiskt kön den har.

När idrottsrörelsens nya verksamhetssystem Idrottsarenan lanseras för alla användare och ersätter dagens IdrottOnline, så finns det krav på att det ska finnas svenskt personnummer eller samordningsnummer kopplat till en person i föreningens person- och medlemsregister. Samordningsnummer går inte att använda i IdrottOnline idag men införs i samband med Idrottsarenan.

Det införs även krav på att en person i registret måste har en markering för vilket juridiskt kön som den har.

• Person med svenskt personnummer är den person som tilldelats personnummer av Skatteverket. Personen kan vara eller ha varit folkbokförd i Sverige.
• Person med ett samordningsnummer är en person där en myndighet begärt av Skatteverket att den ska tilldelas ett samordningsnummer.

Personer som idag inte har registrerat ett komplett svenskt personnummer inlagt (12 siffror) i IdrottOnline men som faktiskt har ett sådant kommer automatiskt att rensas bort i och med övergången till Idrottsarenan. Detta om föreningen inte innan övergången kompletterar med fullständigt personnummer.

Personer som inte har erhållit ett svenskt personnummer och som redan idag finns upplagda i register i IdrottOnline kommer att flyttas över till Idrottsarenan. För de personer som har samordningsnummer (12 siffror) måste det läggas till i registret från och med lansering av Idrottsarenan.

Personer som inte har erhållit ett svenskt personnummer eller samordningsnummer kan läggas upp i person- och medlemsregistret även fortsatt men de kommer inte kunna logga in i Idrottsarenan. En sådan person rensas bort efter 6 månader om det inte lagts till svenskt personnummer eller samordningsnummer till personen. Systemet kommer skicka ut en påminnelse viss tid innan borttagning sker.

Så här filtrerar du fram personer utan komplett svenskt personnummer i medlemsregistret i IdrottOnline

Gå in i Medlemsregistret->Administration->Personer och filtrera på personer som INTE har SPAR-adress. En sådan person har inte kunnat kontrolleras mot SPAR. Vilket betyder att den saknar ett komplett personnummer. Om personen faktiskt har ett svenskt personnummer behöver ni lägga till detta.

Föreningar som använder annat system än IdrottOnline

Föreningar som har sitt ordinarie medlems- och personregister i ett annat system än IdrottOnline bör fokusera på att uppdatera i sitt ordinarie register. Därefter är det viktigt att det system som föreningen använder har en integration med IdrottOnline så att rätt antal medlemmar finns i IdrottOnline. Viktigt bland annat för registrering av ekonomiska stöd (till exempel LOK-stöd) och avläsning av medlemsstatistik.
Om ni inte vet vad som gäller för det administrativa system som er föreningen använder så hänvisar vi till respektive systemleverantörs information.

Personregistret kan hantera personer med personnummer, samordningsnummer och personer utan dessa ID.

• De som har person- eller samordningsnummer har möjlighet att själva logga in i Idrottsarenan.
• Personer utan sådant ID kan registreras i personregistret, men de får ingen inloggning till Idrottsarenan. De kan däremot räknas med i statistik, ansökningar och andra uppgifter som olika verksamheter behöver.

Uppgifter om individers ålder, (juridiskt) kön och folkbokföringsadress kommer registreras. Däremot kommer inte könsidentitet, etnisk bakgrund, funktionsnedsättning och socioekonomiska faktorer att registreras i Idrottsarenan.

Som ett led i att Riksidrottsförbundet stärker informationssäkerheten kommer inga personer med skyddade personuppgifter finnas i Riksidrottsförbundets centrala databas och därmed inte heller i Idrottsarenan.

Personer med sekretessmarkering eller skyddade folkbokföringsuppgifter i SPAR kommer automatiskt att raderas från Riksidrottsförbundets centrala databas i Idrottsarenan och därmed också från föreningarnas medlemsregister i Idrottsarenan.

Förbunden är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som de hanterar i Idrottsarenan. En personuppgiftsansvarig organisation ska alltid säkerställa att personuppgifter behandlas inom ramen för specifika, berättigade ändamål. I detta ansvar ligger bland annat att personuppgifterna ska vara korrekta, och tas bort när de inte längre behövs för ändamålet. Säkerställ att ni endast behandlar personuppgifter som är aktuella och att ni har rutiner för att korrigera eller radera felaktiga personuppgifter. Ett sätt att säkerställa detta är att gå igenom era förbundsregister och rensa bort kollegor som inte längre är aktiva inom förbundet. Ytterligare ett sätt att uppgiftsminimera är att vara försiktig med att anteckna personuppgifter i de olika fritextfält som finns i Idrottsarenans tjänster.

Genom att tillhandahålla Idrottsarenan behandlar RF personuppgifter för förbundens räkning. I samband med att förbunden tecknade avtal om nyttjande av Idrottsarenan, tecknades även ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med RF. I PUB-avtalet och instruktionsbilagan framgår hur RF behandlar de personuppgifter som förbunden uppdragit RF att behandla genom användning av Idrottsarenan. Där finns exempelvis de organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder som RF implementerat för att skydda personuppgifterna. På www.idrottsarenan.se/avtal finns även listan över godkända underbiträden som RF anlitar i personuppgiftsbehadnlingen.

Förbunden har också ansvar sina SDFs respektive och MO distrikts användning av Idrottsarenan. RF har tagit fram en mall som SF och MO kan använda för att reglera detta förhållande. Den finns här: www.idrottsarenan.se/avtal

Nej, varje SF måste ladda ner och spara undan befintliga årsrapporter.

Personer med följande roller kommer att migreras över till Idrottsarenan och till likvärdiga roller.

• Ordförande
• Kassör
• Kontakt dataskydd
• Distriktsidrottschef, GS/VD/Kanslichef (*GS/Distriktsidrottschef)
• Ledamot, Sekreterare, Vice ordförande (*Styrelseledamot)
• Verksamhetsledare
• Firmatecknare* (Ingen roll idag utan hämtas från funktionen firmatecknare i IO)
• Funktionär
• Övriga (*Annan roll)

*Nytt namn på roll i Idrottsarenan

SF kommer kunna skapa egna roller, dels för sin egen verksamhet men också för sina föreningar och sina distriktsorganisationer (SDF). SDF och IF kan inte själva skapa egna roller.