Idrottsrörelsens digitala roller, en insats för att höja datakvaliteten

Den 27 november lanserades standardisering av idrottsrörelsens digitala roller och utfasning av aktiv i idrott. Ett par saker kvarstår vilket gör att vi löpande släpper uppdateringar.

För senaste informationen, se support.idrottsonline.se

Påverkan på specialidrottsförbund och föreningar inför LOK-stödsansökan

Inläsning av medlemsuppgifter från andra system fördröjdes vilket gör att medlemsantalet kan misstämma i IdrottOnline och i de system som SF använder, som integrerar med Riksidrottsförbundet. En uppdaterad lista över system som har aktiverats för inläsning hittar du på rf.se. Saknas ditt system i listan så dröjer det ytterligare ett tag till.

Om föreningar inte har hunnit uppdatera sina medlemmar med de nya rollerna så påverkar även det medlemsantalet. Under 2025 är det viktigt att fokusera på god registervård så att vi får tillförlitliga uppgifter i idrottsrörelsens digitala ekosystem.

Gällande LOK-stödsansökan för hösten 2024 så ska den vara inskickad till Riksidrottsförbundet senast den 25 februari. På grund av fördröjning nämnd ovan finns risken att en förenings alla LOK-stödsaktiviteter inte hinner läsas in till IdrottOnline innan sista ansökningsdag.

Som vanligt vid sen ansökan eller om några aktiviteter registreras/läses in från externt system efter den 25 februari till IdrottOnline så kan en tilläggsansökan med dessa aktiviteter skickas in. Det är då viktigt att tydligt ange orsak till förseningen så att vi kan fatta rätt beslut om "eventuell reducering enligt LOK-stödsföreskrifterna § 9"

Begreppet Aktiv i idrott antogs av RF-stämman 2011. Syftet var att beskriva antalet personer som på något sätt är aktiva i idrottsföreningars verksamhet. Definitionen lyder: “Med aktiv medlem menas utövare, aktivitets- och organisationsledare samt funktionärer”.

Vid RF-stämman 2021 fick Riksidrottsförbundet (RF) i uppdrag att se över begreppet Aktiv i idrott. Utredningen visade att begreppet lider av låg datakvalitet, främst på grund av en otydlig definition, svaga incitament för administrationen på föreningsnivå samt otydlig ansvarsfördelning för hanteringen av information från externa föreningsadministrativa system.

Beslut att ersätta Aktiv i idrott med standardiserade rollkategorier

Enligt utredningens rekommendation beslutade RF under hösten 2022 att begreppet Aktiv i idrott skulle fasas ut och att standardiserade rollkategorierna utövare, aktivitetsledare, organisationsledare, funktionär och övriga ska införas för att beskriva och följa idrottsrörelsen. För två av dessa har idrottsövergripande definitioner tagits fram:

• Utövare: En person, som uppfyller idrottsföreningens kriterier för medlemskap och som utövar SF-idrott i form av träning, tävling, lek eller uppvisning som sker i föreningens regi. För att räknas som utövare ska personen minst en gång ha utövat SF-idrott de senaste 12 månaderna.
• Aktivitetsledare: En person som uppfyller idrottsföreningens kriterier för medlemskap och som leder utövarna i träning, tävling, lek eller uppvisning i SF-idrott som sker i föreningens regi. För att räknas som en aktivitetsledare ska personen minst en gång ha lett SF-idrott de senaste 12 månaderna.

Specialidrottsförbund fick under hösten 2023 möjlighet att ta ställning till RF:s förslag på definitionerna genom ett skriftligt remissförfarande. Frågan rörde hur de föreslagna definitionerna fungerar för respektive idrott. 48 förbund besvarade remissen.

Om ni har personer i er förenings medlemsregister i IdrottOnline som har en Aktiv i idrott-markering:

Innan Aktiv i idrott tas bort den 27 november 2024 ska personer som är aktiva i en förening tilldelas en roll i någon av rollkategorierna utövare, aktivitetsledare, organisationsledare, funktionär eller övrig.

Varför?

En medlem måste ha en roll med idrottskoppling för att fortsatt synas i statistiken för en idrott, och för att specialidrottsförbundet ska kunna hämta uppgifter om medlemmen till idrottsspecifika system såsom tävlingssystem och licenssystem.

Vi har tagit fram ett antal korta manualer som kan hjälpa dig på vägen:

• Redigera en medlems roller
• Redigera flera medlemmar
• Sök fram och exportera personer med en specifik roll
• Uppdatera flera aktivitetsdeltagare samtidigt

Om du är osäker på hur du gör, kontakta IdrottOnline-supporten.

“Vår förening arbetar inte med medlemsregistret i IdrottOnline utan i ett föreningsadministrativt system som har en integration med Riksidrottsförbundets centrala databas. Hur påverkas vi av att markeringen Aktiv i idrott tas bort?”

Svar: Det är alltid viktigt att hålla medlemsregistret uppdaterat gällande medlemskap och medlemmars roller, oavsett vilket system ni använder, men utöver det så kommer ni som arbetar i föreningsadministrativa system som har en integration med Riksidrottsförbundets centrala databas inte påverkas. Ni fortsätter att arbeta som vanligt i ert system. Er systemleverantör säkerställer att integrationen fungerar som den ska.

Årsrapporterna fortsätter fungera som de gör idag. Istället för att baseras på markeringen Aktiv i idrott så kommer antalet personer som hämtas baseras på de som har roller med idrottskoppling.

"Aktiv i idrott används som fördelningsparameter i några ekonomiska stöd riktade till specialidrottsförbund och RF-SISU distrikt. Hur påverkas det ekonomiska stödsystemet när Aktiv i idrott fasas ut?"

Svar: I det ekonomiska stöd som fördelas för 2024–2025 har parametern Aktiv i idrott använts i olika grad inom SF:s Organisationsstöd och Verksamhetsstöd Vuxenidrott. För övriga verksamhetsstöd har uppgifter från LOK-stöd eller rapportering av landslagsuppgifter använts som underlag för fördelning.

Hur fördelningen kommer att se ut 2026–2027 och vad den kommer baseras på är ännu inte beslutat. Fördelningsparametrar kan komma att ändras för att stimulera en viss riktning vilket exempelvis kan påverka betydelsen av antalet aktiva eller antalet föreningar. Inför stämman 2025 utförs nu en översyn av ramar och principer för det ekonomiska stödsystemet och arbetet med att ta fram en ny strategi som ska gälla från 2026 har initierats.

Riksidrottsförbundets intention är att utfasningen av Aktiv i idrott inte ska påverka möjligheten att genomföra en rättvis fördelning.

"För att kunna söka licens i vårt förbunds tävlingssystem så måste vi i föreningen markera medlemmar som ska tävla som Aktiv i idrott i IdrottOnlines medlemsregister. Hur gör vi när Aktiv i idrott tas bort?"

Svar: När Aktiv i idrott tas bort behöver ni istället koppla medlemmarna till en specifik roll i en idrott, t ex rollen spelare i idrotten innebandy.

Förbundets tävlingssystem kan från Riksidrottsförbundets centrala databas endast hämta de medlemmar som har en roll i den specifika idrotten. Ni kommer få instruktioner om detta från ert förbund.

Vid RF-stämman 2021 fick Riksidrottsförbundet (RF) i uppdrag att se över begreppet Aktiv i idrott. Utredningen visade att begreppet lider av låg datakvalitet, främst på grund av en otydlig definition, och att incitamenten att administrera är svaga för föreningar. Ansvarsfördelning för hanteringen av information från externa föreningsadministrativa system är också otydlig.

Baserat på resultatet från utredningen beslutade Riksidrottsförbundet under hösten 2022 att begreppet ska fasas ut och i dess ställe ska de standardiserade begreppen utövare, aktivitetsledare, organisationsledare, funktionär och övriga användas för att beskriva och följa idrottsrörelsen.

Begreppet och markeringen Aktiv i idrott tas bort från alla personer i den centrala databasen den 27 november 2024.

Från den 13 juni 2024 kan följande organisationer skapa roller i IdrottOnline:

• Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna skapar idrottsövergripande roller.
• Specialidrottsförbunden och SDF/regioner skapar idrottsspecifika roller och kopplar dem till de fem nya rollkategorierna.

Den nya standardiserade rollstrukturen som införs innebär en förändring för de idrottsföreningar som arbetar i IdrottOnline. Roller som har skapats av föreningar tas bort den 13 juni 2024 och representanter för föreningar hänvisas istället till att använda de idrottsspecifika roller som förbundet har specificerat eller till Riksidrottsförbundets idrottsövergripande roller.

Från den 13 juni 2024 kommer följande organisationstyper inte längre kunna skapa roller i IdrottOnline:

• Allians
• Förening
• Intresseförening
• Medlemsorganisation förening
• RF-SISU Distrikt
• SISU Idrottsböcker
• Övriga

Med färre och tydligare roller som kan användas av fler organisationer uppnår vi en ökad datakvalitet vilket medför att Riksidrottsförbundet, SISU Idrottsutbildarna och specialidrottsförbunden enklare kan följa upp medlemsdata för idrottsrörelsens vidareutveckling.

De idrottsövergripande och idrottsspecifika rollerna kommer vara tillräckliga för att föreningar ska kunna arbeta effektivt i IdrottOnline.

Många roller som har skapats under åren är dubbletter eller används inte längre. Ofta när idrottsföreningar har skapat roller så hade funktionen Grupper kunnat användas istället. Det kan handla om att hålla koll på vem som gör vad i föreningen eller för att gruppera medlemmar som gör en tillfällig insats i föreningens verksamhet, exempel cafépersonal 2024.

Med Grupper förenklas administrationen. Det är enkelt att kommunicera med en hel grupp via SMS eller e-post och att lägga till gruppen i en utbildning. Mer information om grupper och hur de kan användas finns på IdrottOnline Support.

Om en förening ändå känner behov av en roll för en situation som funktionen grupper inte löser, och rollen är idrottsspecifik, så rekommenderas föreningen att kontakta sitt förbund. Förbundet tar beslut om rollen ska skapas eller inte.

Från den 13 juni 2024 gäller följande:

• idrottsföreningar, gren/klass-förbund, intresseföreningar, MO-föreningar, RF-SISU Distrikt och SISU Idrottsböcker kommer inte längre kunna skapa roller i IdrottOnline.
• Alla roller som inte är idrottsövergripande, eller roller som specialidrottsförbunden har beslutat att behålla för en viss idrott, raderas och är då inte längre kopplade till personer i databasen.