Löpare vid startlinjen

Ett nytt verksamhetssystem ersätter IdrottOnline

Sidan uppdaterades: 24 oktober 2024

Nu är det beslutat. För ökad medlemsnytta och förenklad administration för användarna ska ett nytt verksamhetssystem ersätta IdrottOnline.

Vi har lyssnat på behov om smartare verktyg för idrottsgemensamma processer såsom bidragshantering och redovisning av folkbildning men även önskemål om bättre beslutsstöd och analysmöjligheter, och ett digitalt verktyg för planering och dialog med förening. Nu påbörjas detta arbete i ett verksamhetssystem som blir ett bättre stöd till verksamheten och som ska ersätta IdrottOnline.

Beslutet tog av Riksidrottsstyrelsen den 5 oktober.

Det nya verksamhetssystemet – ett bättre stöd för verksamheten

  • Effektivt och användarvänligt
  • Säkert
  • Kostnadseffektiv förvaltning och utveckling

Varför byter Riksidrottsförbundet ut IdrottOnline?

De senaste åren har nya behov av digitalt stöd uppstått. Det handlar framför allt om smartare verktyg för idrottsgemensamma processer såsom bidragshantering, redovisning av folkbildning och användandet av data för analys.

Utredningar och samtal med förbund, föreningar och RF-SISU distrikt visar tydligt att IdrottOnline saknar stöd för vissa grundläggande behov. Systemet är byggt med äldre teknik och några delar skulle behöva byggas om från grunden vilket är ett stort jobb. Istället för att lappa och laga ersätts IdrottOnline med ett nytt verksamhetssystem där användaren kommer kunna göra samma saker som idag i IdrottOnline, men det blir enklare och effektivare.

Det nya verksamhetssystemet går i linje med Riksidrottsförbundets och SISU Idrottsutbildarnas digitaliseringsstrategi om effektiv administration, hög datakvalitet och hög säkerhet.

Från allt-i-ett-system till ett ekosystem

IdrottOnline lanserades 2007 som det gemensamma verksamhetsstödet för hela idrottsrörelsen. Den strategiska inriktningen då var att allt digitalt stöd skulle finnas i ett och samma system. Under senare år har allmänna krav på digitalisering lett till att kraven på Riksidrottsförbundets och SISU Idrottsutbildarnas digitala tjänster har ökat och de behov som förbund och föreningar har framfört är både många och varierande.

Nu råder nya förutsättningar. IdrottOnline är inte längre det enda verksamhetssystemet för idrottsrörelsen. En betydande majoritet av föreningar har valt att jobba i andra IT-system. Riksidrottsförbundet har därför under de senaste åren arbetat med att erbjuda bättre integrationsmöjligheter för de föreningsadministrativa systemen för att undvika dubbeladministration och uppnå högre datakvalitet.

Den sista pusselbiten i detta nya digitala ekosystem är ett effektivt verksamhetssystem som möter användarnas behov.

När?

Det nya verksamhetssystemet ska till största delen levereras under 2025 och första kvartalet 2026. En mer detaljerad preliminär tidsplan publiceras under november.

Så snart det är möjligt stängs IdrottOnline ner.

Nu pågår en intensiv period med planering av utveckling, utbildning och lansering av det nya verksamhetssystemet och utfasningen av IdrottOnline.

Du är viktig

Representanter från alla intressentgrupper kommer att involveras. När vi utvecklar det nya verksamhetssystemet så kommer vi göra det utifrån användarens behov och säkerställa att vi levererar ett system som blir ett bra stöd till alla verksamheter. För att lyckas med det så behöver vi samverka för att på bästa sätt skapa en förståelse för användarnas behov, mål och utmaningar. Intressenter kommer involveras i form av referensgrupper och användartester.

Mer information om detta publiceras inom kort. Vid frågor om samverkan och involvering, kontakta digitalisering@rfsisu.se.

Hur håller jag mig uppdaterad om vad som händer?

Information om nuläge och plan för kommande arbete uppdateras löpande på denna sida och kommer även spridas regelbundet vid diverse forum och mötesplatser.

En mer detaljerad preliminär tidsplan presenteras i mitten av november, bland annat vid Digitaliseringsforum för specialidrottsförbund och RF-SISU Distrikt den 14 november.

Frågor och svar

Vad kommer finnas i det nya verksamhetssystemet?

Det du kan göra i IdrottOnline idag kommer du kunna göra i det nya verksamhetssystemet men där blir det enklare för dig som användare. Det gäller bland annat förenklad bidragshantering och folkbildningsadministration och bättre rapporter och underlag för analys.

Ett verktyg för enklare planering och dialog med förening och externa kontakter kommer även att tas fram för medarbetare på RF-SISU distrikt, specialidrottsförbund, Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna.

Vem ska använda det nya systemet?

Alla som idag använder IdrottOnline eller som:

  • Vill använda ett enkelt medlemsregister
  • Uppdaterar organisations- och personregister
  • Hanterar LOK-aktiviteter och närvaro vid LOK-aktiviteter
  • Söker bidrag och följer upp och kompletterar ansökan
  • Skapar, handlägger och delegerar bidrag
  • Arbetar med beslutsstöd och vill ta fram målgruppsanpassade rapporter
  • Anordnar, arrangerar och genomför folkbildning
  • Vill se och uppdatera egna uppgifter
  • Använder verktyget för enklare planering och dialog med förening
  • Uppdaterar inställningar såsom behörigheter, Idrottsbrevlådan och integrationer.

Vad förväntas av mig under förflyttningen från IdrottOnline till nytt verksamhetssystem?

För att säkerställa att vi på Riksidrottsförbundet levererar ett system som blir ett bra stöd till alla verksamheter behöver vi samverka. Under utveckling och införande behöver vi hjälp från, och samverka med, specialidrottsförbund, medlemsorganisationer, RF-SISU Distrikt och medarbetare på Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna.

Föreningar behöver även lära sig det nya systemet.

Förväntningar

Specialidrottsförbund/Medlemsorganisationer:

  • Agerar ambassadörer för det nya verktyget
  • Hjälper till att sprida information inom respektive idrott
  • Deltar i referensgrupper
  • Deltar i utbildningar
  • Utbildar relevanta medarbetare

RF-SISU Distrikt samt medarbetare på Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna:

  • Agerar ambassadörer för det nya verktyget
  • Avsätter resurser som kravställer, bidrar i referensgrupper och acceptanstestar
  • Deltar i utbildningar
  • Utbildar och folkbildar föreningar (RF-SISU Distrikt) och förbund (Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna) i det nya systemet
  • Planerar för förändringen – vad ska vi börja respektive vi sluta göra?

Föreningar:

  • Lär sig och börjar använda det nya systemet

Vilka är de främsta fördelarna för mig?

Alla användare:

  • Användarvänligt - lätt att göra rätt
  • All information på ett ställe
  • Mindre dubbeladministration
  • Förenklad folkbildningsadministration
  • Bättre underlag för rapporter och analys
  • Bättre kontroll på data
  • Säkert skydd av personuppgifter och idrottsrörelsens data

Specifikt för specialidrottsförbund:

  • Enklare, effektivare och mer rättssäker bidragshantering
  • Bättre stöd för ansökan och fördelning av ekonomiska bidrag
  • Alla ekonomiska stöd på samma ställe - transparens
  • Ett verktyg för enkel planering och dialog med förening

Specifikt för RF-SISU Distrikt:

  • Enklare, effektivare och mer rättssäker bidragshantering
  • Bättre stöd för folkbildningsadministration
  • Alla ekonomiska stöd på samma ställe - transparens
  • Ett verktyg för enkel planering och dialog med förening

Specifikt för föreningar:

  • Enklare administration
  • Bättre stöd för folkbildningsadministration
  • Bättre stöd för att söka bidrag
  • Alla ekonomiska stöd på samma ställe - transparens

Vad heter det nya verksamhetssystemet?

Det återkommer vi till.

Sidan publicerades: 10 oktober 2024

Tveka inte att höra av dig om du har några frågor.

Missa inte Digitaliseringsforum den 14 november 13.00 - 15.00 då vi fördjupar oss i denna spännande förändring.