Hem / Bidrag och stöd / IT-tjänster / Digitala årsmöten

Digitala årsmöten

Årsmötet är idrottsföreningens viktigaste möte, men i och med coronakrisen kan det vara svårt att genomföra årsmötet fysiskt. RF och SISU Idrottsutbildarna har därför tagit fram vägledning för föreningar som vill eller ska genomföra årsmötet digitalt.

Fördelar med digitalt årsmöte

En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

Praktisk info för dig som delegat

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Första frågan att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om inte något annat anges i föreningens stadgar är det styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet. RF menar att det i detta mandat också finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet och att styrelsen har möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

I RF:s stadgemall för idrottsföreningar står det i 3 kap under 1§ att ”årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.” Om er förening följer RF:s stadgemall för idrottsföreningar är det alltså möjligt att genomföra ett digitalt årsmöte.

Måste föreningar och förbund hålla årsmöte under 2020, under rådande coronakris? Ja, RF menar att föreningar och förbund med kalenderår som verksamhetsår om möjligt ska genomföra sitt årsmöte senast under det tredje kvartalet, men absolut senast den 31 december 2020.

Läs mer i vår FAQ om corona och idrott

Tekniska hjälpmedel

Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:

  • Video (ljud och bild).
  • Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.

Nedan presenterar vi några hjälpmedel som kan komma till användning vid ert årsmöte. Här finns också en utförligare guide

Teams 

Microsoft Teams är Microsofts senaste stora satsning på samarbete. En av huvudfunktionerna i Teams är just att hålla digitala möten. Teams utvecklas snabbt och har cirka 75 miljoner användare.

Här kan du skapa ett konto

Zoom

Zoom är ett verktyg inriktat just på videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Obs! Gratisversionen av Zoom tillåter endast 40 minuter långt möte om man är fler än tre deltagare – därför är vår rekommendation att använda Microsoft Teams. Har ni redan tillgång till Zoom är det ett utmärkt verktyg att använda, alternativt att ni registrerar er och betalar cirka 1400–2000 kronor för ett års användning.

Här kan du skapa ett konto

Mentimeter

Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. Om det finns behov av mer avancerade röstningsfunktioner så rekommenderar vi Easymeet, se nedan.

Här kan du skapa ett konto

Easymeet

Easymeet är ett avancerat mötessystem som till exempel kan hantera omröstningar med viktade röster, talarlistor och agenda. Vid behov av att använda Easymeet kontaktar ni ert RF-SISU distrikt.

Typ av årsmöte och rekommenderade hjälpmedel

1. Möte där alla lagda förslag godkänds utan problem

Enbart videomöte.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Teams eller Zoom

2. Möte där ni i stort är överens om lagda förslag

Videomöte plus möjlighet till votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Mentimeter

3. Möte med mycket dialog och krav på viktade röster

Videomöte plus funktioner för avancerad votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Easymeet

4. Möte med åsiktsstarka ombud och många yrkanden

Video och mötesadministration i samma plattform.

Video: Easymeet

Mötesadministration: Easymeet

Hjälp att komma igång

Om er förening behöver ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala årsmöten, kontakta en idrottskonsulent i ert RF-SISU distrikt. Hitta distrikt.

Leveransadress:

Östgötagatan 98 D
116 64 Stockholm för företagspaket och transporter