Avtal om nyttjande IdrottOnline

Sidan uppdaterades: 15 januari 2024

IdrottOnline är ett webbaserat verksamhetssystem som innehåller ett antal applikationer som idrottsorganisationer kan använda för att administrera sitt förbund eller sin förening, sina aktiviteter och för att söka olika former av stöd. För att kunna använda systemet behöver idrottsorganisationen teckna ett avtal om IdrottOnline och få användarbehörighet.

Med idrottsorganisationer menas idrottsföreningar och specialidrottsförbund.

Avtal om nyttjande IdrottOnline

Vi har uppdaterat avtalet för nyttjande av IdrottOnline som gäller mellan Riksidrottsförbundet och idrottsorganisationer. På denna sida hittar du all information om det uppdaterade avtalet som träder i kraft 2023-12-14. Avtalet ersätter det tidigare avtalet om IdrottOnline.

Behov av att tydliggöra personuppgiftsansvar och krav på leverantörer

Det nya avtalet tydliggör och reglerar idrottsorganisationers personuppgiftsansvar för sina medlemmar och Riksidrottsförbundets roll som personuppgiftsbiträde samt tydliggör vilka krav som ställs på leverantörer för att ansluta till och använda Riksidrottsförbundets integrationstjänster på uppdrag av idrottsorganisationerna.

För mer information om avtal om Integrationstjänsterna, se sidan Licensavtal Integrationstjänster.

Nytt avtal gäller från 14 december 2023

Från den 14 december 2023 kommer den första representanten som loggar in i IdrottOnline för en idrottsorganisation och har någon av rollerna huvudadministratör, ordförande, kassör eller sekreterare få information om det nya avtalet. För att komma vidare in i systemet behöver vederbörande bekräfta att informationen har tagits emot genom att klicka på knappen OK/Godkänn.

Avtalsdokument

Avtalet består av fem dokument. Till Avtal om nyttjande IdrottOnline finns en bilaga om villkor:

  • Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline

Utöver denna tillkommer tre bilagor som reglerar personuppgiftsbehandling. Dessa gäller både för IdrottOnline och för integrationstjänsterna:

  • Särskilda bestämmelser för Riksidrottsförbundets behandling av personuppgifter i IdrottOnline och Integrationstjänster
  • Instruktion för Riksidrottsförbundets behandling av personuppgifter i IdrottOnline och Integrationstjänster
  • Lista över Riksidrottsförbundets godkända underbiträden till IdrottOnline och Integrationstjänster

Beskrivning av respektive dokument:

Avtal om nyttjande IdrottOnline

Avtalet reglerar förutsättningar för Riksidrottsförbundets tillhandahållande och idrottsorganisationers användning av IdrottOnline.

I dokumentet beskrivs syftet med avtalet, vilka avtalshandlingarna är, kort om IdrottOnline- och, personuppgiftsbehandling med hänvisning till närmare beskrivningar i övriga avtalsdokument.

Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline

Villkoren reglerar idrottsorganisationers användning av IdrottOnline som även ger tillgång till Riksidrottsförbundets databas.

I dokumentet beskrivs nyttjanderätten till IdrottOnline och vilka förutsättningar som ligger till grund för nyttjandet, men även Riksidrottsförbundets åtagande, personuppgiftsansvar och personuppgiftsbehandling, licenstagarens upplysningsskyldighet, begränsningar, marknadsföring, ansvar för skada, konfidentialitet, ersättning, ändringar, avstängning och uppsägning, force majeure, överlåtelse, meddelanden samt tillämplig lag och tvistlösning.

Särskilda bestämmelser om Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Särskilda bestämmelser reglerar personuppgiftsansvar och personuppgiftsbehandling vid Riksidrottsförbundets tillhandahållande och idrottsorganisationers användning av IdrottOnline respektive Riksidrottsförbundets integrationstjänster. För Integrationstjänsterna gäller regleringen även eventuella leverantörer till idrottsorganisationer som ansluter via integration.

I dokumentet beskrivs allmänt om bestämmelserna och när de ska tillämpas, behandlingen av personuppgifter, licenstagarens ansvar, RF:s åtaganden, säkerhetsåtgärder, konfidentialitet, granskning och tillsyn, personuppgiftsincidenter, underbiträden, lokalisering och överföring av personuppgifter till tredje land, ansvar för skada i samband med personuppgiftsbehandling, giltighetstid, ändringar, uppsägning och åtgärder vid avtalets upphörande samt övriga bestämmelser.

Instruktion för Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Utöver vad som framgår av Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline eller Riksidrottsförbundets villkor Integrationstjänster ska Riksidrottsförbundet följa denna instruktion.

I dokumentet beskrivs syfte och ändamål med behandlingen hos den personuppgiftsansvariga/personuppgiftsbiträdet och med behandlingen inom ramen för Riksidrottsförbundets tillhandahållande av licensen/licenserna.

Vidare beskrivs vilka kategorier av registrerade, och vilka typer av personuppgifter, behandlingen kan komma att omfatta, särskilda tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för behandlingen av personuppgifterna vid tillhandahållandet av licensen/licenserna, särskilda krav på loggning vid behandling av personuppgifter vid utförandet av tjänsten och vilka som ska ha tillgång till dem, vad som gäller vid lokalisering och överföring av personuppgifter till tredje land samt andra särskilda instruktioner avseende den behandling som ska utföras av Riksidrottsförbundet och/eller dess eventuella underbiträden.

Godkända underbiträden för Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Riksidrottsförbundet anlitar underbiträden för att kunna tillhandahålla IdrottOnline och Integrationstjänster. Nedan följer en lista över underbiträden för respektive tjänst. Alla underbiträden har godkänts av den personuppgiftsansvariga i enlighet med Instruktion för RF:s personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster.

IdrottOnline

(Företagsnamn (orgnr), adress, beskrivning av behandlingen, ev underbiträden till underbiträdet, vilket land behandlingen sker i)

  • Fouredge AB (556726-8106), Hammarby Fabriksväg 43, 120 30 Stockholm, Teknisk drift av IdrottOnline, ej aktuellt, Sverige
  • Bisnode Dun & Bradstreet AB (556022-4692), 169 93 Solna, Uppdatering av personuppgifter i förhållande till SPAR i RF:s databas, Frontwalker AB (IT-konsulter vars uppgift är att förvalta rpodukten för Bisnode Dun & Bradstreets räkning, Sverige)
  • Kivra Sverige AB (556917-3544), Vattugatan 17, 111 52 Stockholm, Idrottsbrevlåda för IdrottOnline som tjänst, Ej aktuellt, Sverige

Integrationstjänster

(Företagsnamn (orgnr), adress, beskrivning av behandlingen, ev underbiträden till underbiträdet, vilket land behandlingen sker i)

  • Fouredge AB (556726-8106), Hammarby Fabriksväg 43, 120 30 Stockholm, Teknisk drift av IdrottOnline, ej aktuellt, Sverige
  • KnowIT (556391-0354), Box 3383, 103 68 Stockholm, Utveckling av integrationstjänster (RF:s API:er), Ej aktuellt, Sverige
  • Consid (556599-4307), Lillsjöraden 22, 553 20 Jönköping, Utveckling av integrationstjänster (RF:s API:er), Ej aktuellt, Sverige

Aktivering av nyttjande IdrottOnline

En idrottsförening som tillhör ett specialidrottsförbund kan aktivera IdrottOnline.

Föreningens styrelse utser en person som får rollen Huvudadministratör. Huvudadministratören blir ansvarig för att lägga till personer i föreningens personregister och att tilldela roller och behörigheter till andra användare.

För att aktivera nyttjande av IdrottOnline, fyll i Aktiveringsformuläret.

Sidan publicerades: 13 december 2023

Avtalsansvarig för Avtal om nyttjande IdrottOnline är Stellan Exarchopoulos, chef Digital utveckling.