Behandling av personuppgifter inom LOK-stödshanteringen

För att kunna söka, handlägga och kontrollera LOK-stödet behöver både Riksidrottsförbundet (RF) och föreningen behandla personuppgifter.

I grunden handlar det om att kunna fastställa varje unik person utifrån kravet att LOK-stöd endast kan ges för en aktivitet per deltagare, idrott och dag. Dessutom behöver kunna säkerställas att deltagarna är inom bidragsberättigad ålder.

Det är också viktigt att det vid tillfälle då RF kontrollerar en ansökan kunna fastställa att angivna personer verkligen existerar och kunna följa upp t.ex. medlemskap eller närvaro.

Personuppgifter behandlas också för att ge behörighet och tillgång till LOK-stödsansökan och/eller närvaroregistrering.

Enligt LOK-stödsföreskrifterna §7 ska förening upprätta redovisning av föreningens gruppaktiviteter innehållande följande uppgifter: Föreningens namn, idrott, aktivitet, plats, datum, tid samt deltagares och ledares namn, personnummer, kön, eventuell funktionsnedsättning och närvaro.

Redovisning enligt ovan gör föreningen antingen digitalt eller på t.ex. närvarokort på papper. Det är viktigt att föreningen har rutiner för att uppgifterna förvaras på ett säkert sätt.

Utöver ovanstående kan i LOK-stödshanteringen också begäras in föreningens medlemslista, verksamhetsberättelse och årsmötesprotokoll vilka alla kan innehålla personuppgifter. Dessa handlingar tas in för att kunna säkerställa att föreningen uppfyller kraven i RF:s stadgar 8 kap, §5 om förenings åligganden.

Värt att notera är att uppgift om eventuell funktionsnedsättning bara görs på nivån ja/nej och utifrån skrivningen i LOK-stödsföreskrifterna §6 att det för funktionsnedsatta deltagare inte finns någon övre åldersgräns för LOK-stöd.

Inom LOK-stödshanteringen delas personuppgifter mellan föreningen och Riksidrottsförbundet (RF) på så sätt att RF tar emot personuppgifter från föreningen i samband med att föreningen ansöker om LOK-stöd.

LOK-stödsansökan samt RF:s eventuella granskningsrapport och beslut är offentlig handling. Kopia av beslut och granskningsrapport skickas till berört RF-SISU distrikt och det eller de specialidrottsförbundet i vilket föreningen är medlem.

Personuppgifter kan komma att delas med tredje part inom arbete med statistik och uppföljning, t.ex. för forskning eller rapporter. När det gäller forskning och statistik får de insamlade personuppgifterna behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål utan att det anses oförenligt med de ursprungliga ändamålen om det finns lämpliga skyddsåtgärder för de registrerades rättigheter.

Delning av personuppgifter för forskning sker endast i begränsad omfattning för forskning som bedrivs ur allmänt intresse, som har lagligt stöd för personuppgiftsbehandlingen, har ett definierat ändamål och som, i det fall det behövs, har godkänd etikprövning. Utifrån principen om uppgiftsminimering delas endast data nödvändig för angivet ändamål. Forskningsinstansen blir efter mottagande av uppgifterna personuppgiftsansvarig för behandlingen.

Vi har ingen möjlighet att informera varje enskild person i samband med utlämnande av uppgifter för forskning eftersom detta bedöms vara en allt för omfattande insats. Du kan dock kontakta dataskydd@rf.se för att få uppgift om aktuella forskningsprojekt.

Riksidrottsförbundet (RF) agerar i myndighets ställe vid utbetalning av statliga bidrag - Lagen (1995:361) om överlämnande av förvaltningsuppgifter. Detta innebär exempelvis att den behandling av personuppgifter som krävs för utbetalning av LOK-stöd omfattas av den lagliga grunden myndighetsutövning och uppgifter av allmänt intresse. Personuppgifter kan även komma att behandlas för forskning på den rättsliga grunden allmänt intresse.

Regeringen har i förordningen (1177:1999) angett att personnummer får behandlas för prövning och kontroll.

Inom bidragshanteringen har RF också en rättslig förpliktelse att behandla personuppgifter eftersom det rör sig om ekonomiska transaktioner, vilket exempelvis innebär att gällande bokföringslagstiftning är tillämplig.

Uppgifter som inkommit till myndighet är allmän handling. Då Riksidrottsförbundet (RF) agerar i myndighets ställe, i den del som gäller fördelning av statsbidrag till idrottsverksamhet, gäller att de handlingar och uppgifter som inkommer till RF kopplat till detta är allmän handling. Se bilaga till Offentlighets- och sekretesslag (OSL) Allmän handling ska som utgångspunkt sparas i evig tid.

Enligt bokföringslagen gäller även att underlag för utbetalning ska arkiveras i sju (7) år.

Material som inkommit till RF i samband med en LOK-stödsansökan eller ärende arkiveras hos RF enligt ovan.

Utöver ovanstående är det föreningen själv som ansvarar för att arkivera eventuella ytterligare underlag för LOK-stödsansökan i sju (7) år enligt bokföringslagen.

All arkivering av LOK-stödshandlingar sker numera digitalt hos RF. Eventuella papperskopior som inkommit hanteras enligt särskilda rutiner och skickas för destruktion efter slutfört ärende.

Du som registrerad hos oss har flera rättigheter som du bör känna till.
Du har rätt att få ett registerutdrag avseende vår behandling av dina personuppgifter. Vi ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får vi ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du begär enkelt ett registerutdrag för LOK-stödsrapporteringen i IdrottOnline via Min Sida.

Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du begär enkelt dataportabilitet av dina personuppgifter i IdrottOnline via Min Sida.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Det är den personuppgiftsansvarige som ska tillse att du kan utöva dina rättigheter. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende vårbehandling av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats