Föreningsadministration


Hur hanterar vi våra protokoll inom föreningen utifrån GDPR?

För protokoll bör ni kunna använda Avtal som laglig grund då de torde framgå tydligt i era stadgar. Om det inte gör det kan intresseavvägning vara tillämpningsbart.

Då föreningens behöver dokumentera sin verksamhet och tagna beslut ska protokoll fortsatt skrivas. Dock behöver ni inom föreningen fundera på hur protokoll distribuerar och publiceras. Protokoll bör t.ex. inte publiceras publikt på webben om de innehåller personuppgifter.

Inom föreningen bör ni även fundera på vilken typ av personuppgifter som anges i protokollet. Om det inte är nödvändig för beslutet bör känsliga personuppgifter inte dokumenteras. Exempel på detta kan vara att skriva mer sakliga protokoll där t.ex. anledning till att en förtroendevald avgått inte fram går utan bara information om att denne gjort det.

Lagringstiden för ett protokoll ska kopplas ihop med protokollets ändamål.

Visa svar


Dölj svar


Kan vi ha kvar våra kontaktlistor till styrelse och ledare på webben?

När det gäller namn och telefonnummer kan det vara tillåtet att behandla personuppgifter efter en intresseavvägning. Det krävs då att föreningen/förbundets intresse för att publicera kontaktlistorna väger tyngre än intresset av skydd för sina personuppgifter av de personer vars uppgifter är publicerade. Detta resonemang behöver föreningen/förbundet ha dokumenterat.

Om den registrerade invänder mot att uppgifterna publiceras/kommuniceras bör ni upphöra med behandlingen.

Det är föreningen/förbundet som måste påvisa att en intresseavvägning har skett genom dokumentation och behöver säkerställa att alla registrerade individer har fått information om att de finns registrerade i informationsblad, kontaktlistor etc och varför de finns registrerade där.

Dock bör ni fundera över om ni verkligen behöver ha dessa personuppgifter ständigt publicerade på webben.

Visa svar


Dölj svar