Idrottsarenan förbund

Det mesta som du kan göra i IdrottOnline idag kommer du kunna göra i Idrottsarenan. Men det kommer att bli enklare för dig som användare. Det gäller bland annat förenklad hantering av ekonomiska stöd och folkbildningsadministration samt bättre rapporter och underlag för analys.

• Person- och organisationsregister
• Folkbildningsadministration
• Hantering av ekonomiska stöd + LOK-stöd
• Analys och statistik
  
• Nätverket, funktionalitet för att få överblick, kunna planera och agera i sitt dagliga arbete med föreningar och övriga intressenter.

Alla som idag använder IdrottOnline eller som:

• Uppdaterar organisations- och personregister
• Hanterar LOK-aktiviteter och närvaro vid LOK-aktiviteter
• Söker bidrag och följer upp och kompletterar ansökan
• Skapar, handlägger och delegerar ekonomiska stöd
• Arbetar med beslutsstöd och vill ta fram målgruppsanpassade rapporter
• Anordnar, arrangerar och genomför folkbildning
• Vill se och uppdatera egna uppgifter
  
• Uppdaterar inställningar såsom behörigheter och integrationer.

Alla användare:

• Användarvänligt - lätt att göra rätt
• All information på ett ställe
• Mindre dubbeladministration
• Förenklad folkbildningsadministration
• Bättre underlag för rapporter och analys
• Bättre kontroll på data
• Säkert skydd av personuppgifter och idrottsrörelsens data
• Responsivt gränssnitt

Specifikt för specialidrottsförbund:

• Enklare, effektivare och mer rättssäker hantering av ekonomiska stöd
• Bättre stöd för ansökan och fördelning av ekonomiska stöd
• Alla ekonomiska stöd på samma ställe
  

När Idrottsarenan har lanserats delar vi en inloggningssida med er. På inloggningssidan kommer du som representerar ett förbund logga in med ditt Microsoft-konto och tvåstegsverifikation (mobilappen Microsoft Authenticator).

I Idrottsarenan förbund sker inloggning med en e-postadress som är kopplad till Microsoft via entra-id. Därmed kan går det att ha skyddad identitet och ändå vara admin i Idrottsarenan förbund. Tyvärr fungerar det inte på samma sätt för förening då inloggning sker med Freja+ vilket kräver personummer eller samordningsnummer.

Nej, allianser och intresseföreningar får inte samma behörighet i Idrottsarenan. De kan läggas in som poster i organisationsträdet, men utan kopplade personer, och det är RF-SISU-distriktet som står som ägare. RF-SISU-distrikten kommer istället att stödja dem med administration, till exempel arrangemang och närvaroregistrering i folkbildningsverksamhet..

Bakgrunden är att få allianser och intresseföreningar använt IdrottOnline som medlemsregister och de flesta har redan andra lösningar. Att utveckla motsvarande funktioner i Idrottsarenan skulle innebära en onödig komplexitet i förhållande till hur liten verksamheten är.

Idrottsarenan kommer att se olika ut och ha olika funktioner beroende på vem som loggar in. En förbunds- eller föreningsperson kommer alltså att jobba i olika varianter av Idrottsarenan.

Varför denna lösning?

• Olika målgrupper (förbund och föreningar) har olika behov av administrativt stöd.
• Målgruppsanpassning gynnar användaren och bidrar till effektivare administration.
  

Val av teknik Idrottsarenan för förbund

Idrottsarenan för förbund baseras på standardsystemet Microsoft Dynamics med ett anpassat användargränssnitt. Kopplingen till Microsofts övriga produkter kommer bidra till effektivare administration för användaren.

Vi använder oss av ett standardsystem för att dra nytta av den tekniska utvecklingen och undvika att bygga allt från grunden (effektivitet, tid och pengar). Det är också ekonomiskt fördelaktigt (billigare utvecklings- och förvaltningskostnad).

Lanseringen av Idrottsarenans olika tjänster för olika målgrupper kommer att ske vid olika tidpunkter. Nätverket för RF-SISU distrikten lanserades i mars 2025. Ekonomiska stöd (endast Projektstöd IF) lanseras i slutet av november 2025 för handläggare på RF-SISU distrikt och för specialidrottsförbund i januari 2026 då det även kommer bjudas in till utbildningar.

Övriga tjänster för både föreningar och förbund lanseras under en lanseringsperiod som startar mars 2026 och då stängs IdrottOnline ner. Fortsatt utveckling av tjänsterna kommer ske och kompletterande funktioner släpps i juni 2026. Exakt vilka är inte klart i dagsläget.

Vi rekommenderar att ni deltar i utbildningar och på mötesplatser som arrangeras, till exempel Digitaliseringsforum. Förbund som använder integrationsplattformen bör också ta del av Leverantörsforum.

Digitaliseringsforum och Leverantörsforum

För att få stöd i arbetet med att förbereda sig inför övergången till Idrottsarenan har vi tagit fram en checklista. Ladda ner checklistan pdf, 444 kB.

• Projektstöd för 2025 avslutas i IdrottOnline.
• Projektstöd för 2026 startas upp i Idrottsarenan.
• Uppstartad verksamhet i folkbildning och LOK för 2026 påbörjas i IdrottOnline och kommer att migreras över till Idrottsarenan i samband med lansering under mars 2026.
• Förbund som vill ha möjlighet att ta ut utbildningshistorik på deltagarnivå i utbildningsdatabasen för att kunna följa upp, till exempel förkunskapskrav, måste migrera den datan enligt instruktionerna som har kommunicerats tidigare. Riksidrottsförbundet tar ansvar för att data för utbildningshistorik på aggregerad nivå finns kvar i analysdatabasen framöver.
  
  Ta del av instruktion för migrering av utbildning här
  

Riksidrottsförbundet informerar föreningar på rf.se, i IdrottOnline med mera och löpande i månatliga nyhetsbrev. Innehållet går bra att återanvända mot förbundets egna föreningarna.

Riksidrottsförbundet kommer också att ta fram informationsmaterial som RF-SISU distrikt, specialidrottsförbund och övriga medlemsorganisationer får bära vidare ut till specialidrottsdistriktsförbund, medlemsorganisationernas distrikt och föreningar via respektive organisations ordinarie kommunikationskanaler.

Föreningar kommer även få möjlighet att delta i utbildningar och att testa verksamhetssystemet längre fram i utvecklingen.

Information om Idrottsarenan förening

För att få stöd i arbetet med att förbereda sig och föreningarna inför övergången till Idrottsarenan har vi tagit fram en checklista. I checklistan finns även en plan för kommunikationen till föreningar. Ladda ner checklistan pdf, 444 kB.

All slutrapportering för 2025 ska göras i IdrottOnline.

Tidsplanen för API är att det ska vara klart till årskiftet 2025-2026.

Riksidrottsförbundets integrationer

Övergången från IdrottOnline till Idrottsarenan kommer inte medföra någon ytterligare kostnad för specialidrottsförbunden. Det kommer inte finnas någon licensavgift för motsvarande funktionalitet som specialidrottsförbund har i IdrottOnline idag.

Den nya tjänsten Nätverket (tidigare kallad CRM) som primärt har utvecklats tillsammans med och för RF-SISU distrikten kommer att finnas tillgänglig i Idrottsarenan. Specialidrottsförbunden får därmed automatiskt tillgång till tjänsten, kostnadsfritt. Möjlighet finns för specialidrottsförbund att på sikt vara med och kravställa på tjänsten Nätverket. När/om det blir aktuellt ses finansiering för detta över.

Riksidrottsförbundet kommer tillhandahålla utbildningsmaterial och utbildningar för tjänsten Nätverket kostnadsfritt.

• Alla användare kan se alla organisationer (till exempel föreningar, specialidrottsförbund, specialidrottsdistriktsförbund) och deras kontaktuppgifter. Det kan handla om postadresser, besöks-, leverans och fakturaadresser + alla angivna telefonnummer och epost-adresser till föreningen.
  
  Föreningar bör känna till att kontaktuppgifter till föreningen och dess nyckelroller kommer att kunna ses av alla användare i Idrottsarenan förbund. Bra att tänka på då är till exempel vilken adress man lägger in som officiell adress till föreningen. Kanske ska man välja något annat än en c/o-adress till ordförandes hem.
  
• Alla användare kan se alla personer som har en nyckelroll i ett förbund eller idrottsförening samt kontaktuppgifter som är kopplade till den nyckelrollen (till exempel: e-post, telefonnummer).
  • Kontaktuppgifter kopplade till en nyckelroll är separerade från personens personliga kontaktuppgifter. De kan vara samma men behöver inte vara det.
  • Nyckelroller i förbund är följande: ordförande, kassör, utbildningsansvarig, ekonomiska stöd-ansvarig, Kontakt dataskydd och GS/Distriktsidrottschef.
  • Nyckelroller i förening är följande: ordförande, kassör, utbildningsansvarig, ekonomiska stöd-ansvarig, LOK-stödsansvarig, kontakt dataskydd och Idrottsansvarig.

• I övergången till Idrottsarenan kommer den e-postadress (inte telefonnummer) som finns registrerad på personen i IdrottOnline överföras till de nyckelroller som en person har i föreningen/förbundet i Idrottsarenan.
  En person som har en nyckelroll kan ändra e-postadressen för sin nyckelroll genom att logga in i Idrottsarenan eller be en administratör ändra.
  Kontaktuppgifter kopplade till en nyckelroll är separerade från personens personliga
  

• Det går enbart att ha en person kopplad till en specifik nyckelroll.

• Inom ett förbund kan en användare se alla sina kollegor och deras kontaktuppgifter.

• SF och MO kan se SDF respektive MO-distrikts personer och deras kontaktuppgifter (förutom hemadress).

• Alla användare i ett SF, SDF, MO och MO-distrikt ser sina egna medlemsföreningars personer, om föreningen valt att dela sitt register.
  Alla användare i RF, SISU Idrottsutbildarna och RF-SISU distrikt ser alla föreningars personer, om föreningen valt att dela sitt register.

• När föreningar i Idrottsarenan använder funktionen ”dela sitt personregister” innebär det att:
  • Registret delas med RF, SISU Idrottsutbildarna, SF, MO, SDF, MO-distrikt och RF-SISU distrikt.
  • RF, SISU Idrottsutbildarna, SF, MO, SDF, MO-distrikt och RF-SISU distrikt får både läs- och redigeringsbehörighet. Redigeringsbehörigheten gäller endast i Idrottsarenan.

Förklarande förkortningar

• SF, specialidrottsförbund
• SDF, specialidrottsdistriktsförbund
• MO, 5 medlemsorganisationer i SISU Idrottsutbildarna som inte är medlemmar i RF
• MO-distrikt, medlemsorganisationernas distrikt

Ett av målen för Idrottsarenan är ökad datakvalitet. För att nå dit arbetar vi med åtgärder kopplat till IdrottOnline/Idrottsarenan samt systemleverantörer av externa system. Idrottsarenan ska hjälpa användaren att uppnå hög datakvalitet. Samtidigt genomförs också en rensningskampanj gentemot föreningar som syftar till att:

• upplysa föreningar om vikten med ett uppdaterat och relevant medlemsregister.
• öka föreningarnas medvetenhet om sitt personuppgiftsansvar.
• skapa förutsättningar för föreningar att agera och uppdatera sina nuvarande register.

Med hjälp av korrekt data blir det möjligt för idrottsrörelsen att ta fram bra underlag och analyser som kan ligga till grund för att fatta bättre beslut. Med korrekt och välstrukturerad data slipper användare och system lägga tid på att rätta fel, leta saknade uppgifter eller hantera dubblerad information.

Ur ett säkerhetsperspektiv är det också viktigt med hög datakvalitet. Det finns lagar och regler som vi måste följa samtidigt som idrottsrörelsen ska känna ett stort förtroende för hur vi hanterar alla uppgifter.

För att uppfylla målet ska datan i Idrottsarenan vara Korrekt (rätt data), Aktuell (uppdaterad), Komplett (fullständig) och Konsekvent (ej motstridig/adekvat).

RF och SISU Idrottsutbildarna utbildar specialidrottsförbund och medlemsorganisationerna i SISU Idrottsutbildarna samt RF-SISU distrikten. RF-SISU distrikten, med stöd av specialidrottsförbund och övriga medlemsorganisationer, ansvarar för att utbilda specialidrottsdistriktsförbund, idrottsföreningar och medlemsorganisationernas föreningar.

Riksidrottsförbundet ansvarar för att ta fram användarstöd i form av steg för steg instruktioner, instruktionsfilmer och utbildningsmaterial. Detta användarstöd kommer att finnas i den nya supportportal som skapas för Idrottsarenan. Användarstödet kan användas av föreningarna direkt eller nyttjas för information och utbilding i mötet med föreningar.

En ny supportportal tas fram för Idrottsarenan, liknande den som finns för IdrottOnline. Där hittar du användarstöd, steg-guider, driftinformation och kan få hjälp via en supportchat. Du kan också kontakta supporten direkt via telefon eller e-post.